Vorgehensweise zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen nach AZAV

Vorgehensweise zur Vorbereitung auf die Zulassung nach AZAV

Wir empfehlen für Bildungsträger folgende Vorgehensweise:

  1. Falls noch nicht vorhanden, beginnen Sie sobald als möglich mit dem Aufbau eines QM-Systems. Viele Verbände (z.B. Bildungsverband, BVMW) bieten ihren Mitgliedern dabei Unterstützung an. Bedenken Sie, dass dazu in der Regel mindestens 3 Monate notwendig sind. Einen ausführlichen Überblick über einzureichende Dokumente erhalten Sie hier.
  2. Um einen Überblick zu den Kosten zu erhalten, fordern Sie hier ein unverbindliches Angebot an.
  3. Der Kontakt zur Fachkundigen Stelle kann auch schon während des Systemaufbaus sehr nützlich sein. So können z. B. durch den Besuch von Informationsveranstaltungen oder durch ein Voraudit viele Fragen frühzeitig geklärt und ein strategisches Vorgehen ermöglicht werden.
  4. Verschaffen Sie sich einen persönlichen Eindruck von uns und vereinbaren Sie einen kostenlosen Termin für ein Vorgespäch per Telefon oder in den Räumen der GUTcert, in dem Ablauf und Schwerpunkte des Verfahrens erläutert werden.

  Sichern Sie sich so früh wie möglich Ihren Wunschtermin für die Vor-Ort-Prüfung.

Vorgehensweise zur Zulassung von Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung (FbW)
  1. Einreichung des Antragformulars FL250. Die jeweils aktuelle Version finden Sie im Kundenbereich unserer Internetseite. Andere interessierte Träger können den Antrag per E-Mail oder Telefon anfordern. Füllen Sie bitte die Blätter „Angaben zum Bildungsträger“ und „Angaben zu den Maßnahmen“ aus. Weiß unterlegte Felder werden vom Programm automatisch ausgefüllt. Wählbar ist das Expressverfahren und das Stichprobenverfahren der Referenzauswahl. Eine Zulassung für 5 Jahre ist nur für Umschulungen mit einer Dauer von mind. 21 Monaten möglich und kann nur gesondert eingereicht werden. Eine zusätzliche Hilfe bieten die Ausfüllhinweise, die Sie durch einen Klick auf die jeweiligen Spaltenüberschriften erhalten. Liegt eine BDKS-Überschreitung vor, ist zusätzlich die Kostenzustimmung durch die BA einzuholen.
  2. Bei der Ermittlung der passenden 5-stelligen Kennziffer helfen die Verzeichnisse der KldB 2010 sowie die Datenbank BERUFENET (eine Anleitung finden Sie hier). Nach Eingabe der Kennziffer zeigt das Formular automatisch das dazugehörige Bildungsziel und den BDKS an. Für Maßnahmen aus dem Bereich Schweiß- und Verbindungstechnik sowie Fahrzeugführung erscheint nach Eingabe der 5-stelligen Kennziffer ein zusätzliches Menü, aus dem die genaue Bezeichnung gewählt werden kann. Bitte achten Sie generell darauf, eine Maßnahmebezeichung zu wählen, aus der die Zuordnung zur Kennziffer unzweifelhaft hervorgeht. Um die automatische Zuordnung der Kennziffer nutzen zu können, müssen die Makros aktiviert sein. Wir empfehlen, das aktuelle FL250 nur mit Excel-Versionen ab 2003 zu verwenden.
  3. Die excel-Datei schicken Sie bitte per E-Mail an uns, zusätzlich benötigen wir die erste Seite unterschrieben als Fax oder pdf-Datei.
  4. Sie erhalten unsere Auftragsbestätigung und die Referenzauswahl übermittelt. Nur für diese Maßnahmen benötigt der benannte Auditor die Unterlagen zur Prüfung in digitaler Form (sowie ggf. die externen Zulassungen aller beantragten Maßnahmen). Dies sind die z.B. die Maßnahmedaten (FL260), eine Kalkulation, eine zeitlich-sachliche Gliederung, Teilnehmerverträge, Infomaterialien oder eine Erläuterung der Arbeitsmarktrelevanz. Für Maßnahmen, die eine Zustimmung durch Dritte benötigen, müssen die entsprechenden Nachweise ebenso vorliegen wie für nicht verkürzbare Maßnahmen nach §180, Abs. 4 SGB III.
  5. Nachdem Ihr Auditor den Bericht über die Prüfung verfasst hat, erfolgt noch eine Veto-Prüfung, in der die Zertifizierungsentscheidung fällt. Bei positivem Befund erhalten Sie Ihr Maßnahmezertifikat als pdf-Datei und (wenn im Auftrag bestellt) als Ausdruck auf hochwertigem Fotopapier. Die Zulassung der Maßnahmen ist drei Jahre (bzw. in Ausnahmefällen 5 Jahre) gültig. In der Regel dauern die Verfahren zur Zulassung von Maßnahmen zwei Wochen (Ausnahme Expressverfahren und Maßnahmen mit BDKS-Überschreitung). Es empfiehlt sich dennoch, mehrere Wochen vor dem geplanten Start der Maßnahme den Antrag bei uns einzureichen.

Weitere Hinweise finden Sie in der FAQ-Liste

Vorgehensweise zur Zulassung von Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach §45 SGB III

1. Einreichung des Antragformulars FL251 . Die jeweils aktuelle Version finden Sie im Kundenbereich unserer Internetseite. Andere interessierte Träger können den Antrag per E-Mail anfordern. Füllen Sie bitte die Blätter „Angaben zum Bildungsträger“ und „Angaben zu den Maßnahmen“ aus. Weiß unterlegte Felder werden automatisch ausgefüllt. Wählbar ist das Expressverfahren und das Stichprobenverfahren der Referenzauswahl. Die excel-Datei schicken Sie bitte per E-Mail an uns, zusätzlich benötigen wir die erste Seite unterschrieben als Fax oder pdf-Datei.


2. Im FL251 befinden sich in vielen Feldern Klappmenüs, aus denen eine Auswahl getroffen werden kann. Es gibt vier unterschiedliche Maßnahmeziele zu denen jeweils Maßnahmegruppen gehören. Je nach Zuordnung unterscheiden sich die Preisarten. Die berufliche Kenntnisvermittlung darf 8 Wochen nicht überschreiten, der Anteil in einem Betrieb darf nicht länger als 6 Wochen sein (Ausnahme: Teilnehmer unter 25 Jahren aus dem Rechtskreis SGB II). Unser Formular errechnet den Kostensatz automatisch und zeigt eine mögliche Überschreitung der Durchschnittskosten an.

3. Sie erhalten unsere Auftragsbestätigung und die Referenzauswahl übermittelt. Nur für diese Maßnahmen benötigt der benannte Auditor die Unterlagen zur Prüfung in digitaler Form. Dies sind die z.B. die Maßnahmedaten (FL260), eine Kalkulation, eine zeitlich-sachliche Gliederung, Teilnehmerverträge etc.

4. Nachdem Ihr Auditor den Bericht über die Prüfung verfasst hat, erfolgt noch eine Veto-Prüfung, in der die Zertifizierungsentscheidung fällt. Bei positivem Befund erhalten Sie Ihr Maßnahmezertifikat als pdf-Datei und (wenn im Auftrag bestellt) als Ausdruck auf hochwertigem Fotopapier. Die Zulassung der Maßnahmen ist drei Jahre gültig. In der Regel dauern die Verfahren zur Zulassung von Maßnahmen zwei Wochen (Ausnahme Expressverfahren).

Vorgehensweise zum Wechsel der Fachkundigen Stelle

Die Übernahme einer bestehenden Zulassung nach AZAV ist jederzeit möglich, am einfachsten jedoch im Rahmen eines anstehenden Rezertifizierungs- oder Überprüfungsaudit. Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot, hierfür brauchen wir rechtzeitig alle Angaben zur Standorten, Mitarbeiterzahlen und AZAV-Fachbereichen. Zusätzlich benötigen wir Ihr aktuelles Trägerzertifikat. Unsere Ansprechpartner stehen vorab natürlich auch für telefonische Auskünfte zur Verfügung.

Maßnahmenzulassungen

Die Zulassung von Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung oder von Maßnahmen nach § 45 SGB III ist auch möglich, wenn Ihre Trägerzulassung durch eine andere Fachkundige Stelle ausgestellt wurde. Fordern Sie zunächst unser Antragsformular an und schicken es ausgefüllt zurück. Daraufhin erhalten Sie ein Angebot mit dem entstehenden Aufwand und der Referenzauswahl.

Die erste Maßnahmenzulassung führen wir in der Regel vor Ort durch, damit unser Auditor sich einen Eindruck von der Durchführungsvoraussetzung verschaffen kann. Weitere Zulassungen im selben Kalenderjahr können dann als Dokumentenprüfung durchgeführt werden.