Häufige Fragen / FAQ

Trägerzulassung

Wer benötigt eine Zertifizierung nach §§ 178, 179 SGB III in Verbindung mit der AZAV?

Alle Träger von Maßnahmen der Arbeitsförderung benötigen eine Zulassung durch eine Fachkundige Stelle, ebenso Arbeitsvermittler, die Ihre Leistungen über die Vermittlungsgutscheine abrechnen wollen. Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung und Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung benötigen zudem eine gesonderte Zulassung.

Die Anforderungen an Fachkundige Stellen sowie an Bildungsträger sind in der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) geregelt.

Eine Zertifizierung nach BQM-Standard und/oder nach ISO 9001 ersetzt nicht die Zertifizierung nach AZAV, gilt auch nicht als deren Voraussetzung.

Weitere Informationen zur Zulassung finden Sie hier

Für welche Fachbereiche ist eine AZAV-Zulassung möglich?

Die AZAV unterscheidet sechs verschiedene Fachbereiche:

  1. Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 5 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch,
  2. ausschließlich erfolgsbezogen vergütete Arbeitsvermittlung in versicherungspflichtige Beschäftigung nach § 45 Absatz 4 Satz 3 Nummer 2 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch,
  3. Maßnahmen der Berufswahl und Berufsausbildung nach dem Dritten Abschnitt des Dritten Kapitels des Dritten Buches Sozialgesetzbuch,
  4. Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Vierten Abschnitt des Dritten Kapitels des Dritten Buches Sozialgesetzbuch,
  5. Transferleistungen nach den §§ 110 und 111 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch,
  6. Maßnahmen zur Teilhabe behinderter Menschen am Arbeitsleben nach dem Siebten Abschnitt des Dritten Kapitels des Dritten Buches Sozialgesetzbuch.

Die Zulassung muss mindestens für einen Bereich erfolgen, kann aber auch alle Fachbereiche umfassen.

Begriffserläuterungen: §§ 178, 179 SGB III, AZAV, Zulassung von Trägern und Maßnahmen

Da bei der Zulassung die Erfüllung der Anforderungen nach §§ 178, 179 SGB III in Verbindung mit der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) geprüft und zertifiziert wird, wird oft statt von der Zulassung/Zertifizierung nach §§ 178, 179 SGB III auch von der Zulassung/Zertifizierung nach AZAV gesprochen. Weil die Zulassung nach §§ 178, 179 SGB III mit einem Zertifikat abgeschlossen wird, wird die Zulassung auch als Zertifizierung bezeichnet.

Träger ist die Institution selbst, d.h. in der 5jährigen Zulassung mit jährlicher Überprüfung wird das System zum Management der Qualität geprüft. Die einzelnen Kurse bzw. Bildungsmaßnahmen werden in der 3jährigen Zulassung einmalig auf Einhaltung der Anforderungen hin überprüft, indem die Ressourcen, der Stoffplan, die Kalkulation etc. geprüft werden.

Welche Voraussetzungen müssen für die Zulassung erfüllt werden?

Für die Zulassung als Bildungsträger ist der Nachweis eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems (QMS) zwingend notwendig. Sollte der Bildungsträger erst nach der Zulassung mit der Tätigkeit beginnen, muss zumindest die Erstellung eines QMS abgeschlossen sein. Die Wirksamkeit wird dann in den nächsten Monaten, spätestens nach einem Jahr beim ersten Überprüfungsaudit, nachgewiesen. Die notwendigen Dokumente zur Zulassung als Bildungsträger können Sie dieser Checkliste entnehmen. Formuliert sind die Voraussetzungen für die Zulassung im SGB III, in der AZAV und in den Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III (zu finden im Downloadbereich).

Für die Zulassung von Bildungsmaßnahmen benötigt die Zertifizierungsstelle bzw. der beauftragte Auditor vor allem folgende Unterlagen: allgemeine Beschreibungen der Maßnahme wie vorgesehene Räumlichkeiten, Teilnahmevoraussetzungen, Curriculum, Kalkulation, Erläuterungen und Nachweise zu den einzelnen Kostenpositionen. Detailliere Anforderungen sind in den Empfehlungen des Beirats nach § 182 SGB III. Vorbereitete Formulare zur Zulassung der Maßnahmen erhalten Sie nach Auftragsvergabe direkt über die GUTcert.

Wie können wir uns auf die Zulassung vorbereiten?

Für den Aufbau eines QMS können verschiedene Modelle genutzt werden, die bekanntesten sind ISO 9001, EFQM, LQW II oder BQM . Zur Vorbereitung auf die Zulassung nach AZAV empfehlen wir daher die Lektüre der jeweiligen Normen, z.B. ISO 9001, weil diese als allgemeingültige Norm für Qualitätsmanagementsysteme herangezogen wird sowie die Lektüre des BQM-Kompendiums, dem Qualitätsstandard für Bildungsträger.

Zur Orientierung der einzureichenden Unterlagen dient unsere Checkliste FL232.

Da die Beratungs- und die Zertifizierungsfunktionen streng getrennt werden, ist uns jegliche Unterstützung beim Aufbau des QMS verwehrt. Viele Verbände (z.B. Bildungsverband, BVMW) und Unternehmensberater bieten beim Aufbau eines QMS Unterstützung an. In unseren Angeboten enthalten ist als Option ein Voraudit, in dem eingereichte Dokumente und ausgewählte Managementelemente vor-Ort eingesehen werden. Neben dem  Kennenlernen des Auditors und seiner Vorgehensweise ist das Ziel eines Voraudits eine Art Vorprüfung, sodass Verbesserungen noch vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit umgesetzt werden können.

Ist eine Kombination mit anderen Zertifizierungen (z.B. nach BQM-Standard oder ISO 9001) notwendig oder sinnvoll?

Für die Zulassung als Träger nach § 178 SGB III ist ausschließlich die Zertifizierung nach AZAV notwendig. Bei der Zertifizierung nach AZAV wird nur der Bereich des Unternehmens zugelassen, der für die Maßnahmen der Arbeitsförderung zuständig ist. Eine Kombination mit anderen Zertifizierungen ist möglich und dann sinnvoll, wenn Sie beispielsweise für andere Fördermittel eine solche Zertifizierung benötigen oder andere Kunden eine derartige Zertifizierung verlangen. Wenn Sie das QMS Ihres gesamten Unternehmens prüfen und zertifizieren lassen wollen, ist die zusätzlich Zertifizierung nach ISO 9001 sinnvoll. Der dabei notwendige Mehraufwand ist relativ gering.

Wie lange ist die Zulassung gültig und welche Kosten kommen auf uns zu?

Nach erfolgreicher Prüfung wird Ihnen ein Zertifikat über die Zulassung als Bildungsträger ausgestellt, welches eine Gültigkeit von 5 Jahren trägt. Die Gültigkeit wird jährlich mittels Überprüfungsaudits bestätigt. Nach Ablauf der Gültigkeit wird die Zulassung wiederholt und erneut für einen 5-Jahres-Zeitraum zugelassen.

Für die Zulassung von Bildungsmaßnahmen wird Ihnen nach erfolgreicher Prüfung ein Zertifikat mit 3jähriger Gültigkeit ausgestellt – jedoch ohne weitere Prüfung in diesem Zeitraum. Solange eine gültige Zulassung als Bildungsträger vorliegt, können neue Weiterbildungsmaßnahmen zur Zulassung eingereicht oder bestehende Zulassungen geändert werden.

Für einen Kostenüberblick können Sie sich mit folgendem Formular ein kostenfreies, unverbindliches Angebot anfordern, das alle Informationen zur Zulassung als Bildungsträger und zur Zulassung von Weiterbildungsmaßnahmen enthält: Angebot anfordern. Das Angebot wird Ihnen i.d.R. innerhalb von 2 Werktagen per Email zugesandt.

In welchem Zeitraum kann die Zulassung als Träger erfolgen, wenn die Erstellung des QMS abgeschlossen ist?

Für den Zulassungszeitraum sollten Sie ca. 6 Wochen einplanen. Nach Auftragserteilung erhalten Sie alle notwendigen Vertragsunterlagen und Formulare, die Sie für die Zertifizierung benötigen. Sichern Sie sich so schnell als möglich Ihren Wunschtermin für das Zertifizierungsaudit vor Ort und übersenden Sie umgehend alle Dokumente Ihres QMS (und ggf. der Maßnahmen) an Ihre Auditorin/Ihren Auditor. Wenn ihr/ihm alle Dokumente vorliegen, wird innerhalb von 14 Tagen die Dokumentenprüfung abgeschlossen. Der Zeitraum von zwei Wochen bis zum Vor-Ort Audit kann dann für die Korrektur eventueller Fehler genutzt werden. Sollten bei dieser Prüfung alle Vorgaben erfüllt werden, kann i.d.R. spätestens 14 Tage nach Audittermin das Zertifikat ausgestellt werden.

Kann/muss das QMS von dem Bildungsträger selbstständig erstellt werden?

Jeder Bildungsträger muss als Voraussetzung für die Zertifizierung nach AZAV ein bereits wirksames oder neu erstelltes Qualitätsmanagementsystem nachweisen. Das QMS kann eigenständig oder durch externe Berater erstellt werden. Die Zertifizierungsstelle kann dabei nicht behilflich sein, weil die Zertifizierungs- und die Beratungsfunktionen streng getrennt sein müssen.

Wie werden die Bildungsgutscheine abgerechnet?

Bildungsgutscheine, die die Teilnehmer erhalten und bei dem Bildungsträger vorlegen, werden direkt über die Trägerverwaltung mit dem regionalen Jobcenter bzw. der zuständigen Arbeitsagentur abgerechnet. Jeder dieser Kostenträger hat einen zentralen Ansprechpartner für Bildungsträger, welcher in allen Angelegenheiten für Sie da ist. Der genaue Ablauf wird in diesem Merkblatt für Bildungsträger erklärt.

Die Abrechnung der Bildungsgutscheine kann erst nach Zertifizierung Ihres Trägers und Ihrer Bildungsmaßnahmen erfolgen.

Zu häufigen falschen Auskünften seitens der Arbeitsagenturen kommt es bei der Frage des Datums des Beginn einer Maßnahme der beruflichen Weiterbildung. Das Beginndatum der Maßnahme muss in den Zulassungszeitraum des Träger- und des Maßnahmezertifikates fallen. Die Laufzeit des Maßnahmezertifikates muss demnach nicht den gesamten Zeitraum der Durchführung abdecken.

Maßnahmenzulassung

Welche Maßnahmen können nach AZAV zugelassen werden?

Für die „Förderung der beruflichen Fort- und Weiterbildung“ (FbW) ist im § 180 SGB III festgelegt worden, welche Maßnahmen zur beruflichen Fort- und Weiterbildung zählen und welche nicht. Zusätzliche Informationen hierzu bietet auch die Definition der beruflichen Weiterbildung im Sinne des § 180 SGB III.

Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bedürfen einer Zulassung wenn Aktivierungs- und Vermittlungsgutscheine eingelöst werden sollen. In unserem Downloadbereich finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Maßnahmekategorien im Formular der Durchschnittskosten für die Aktivierungsmaßnahmen.



Was ist das Expressverfahren bei der Maßnahmenzulassung?

Für besonders eilige Zulassungen von Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung oder zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bieten wir das Expressverfahren an. Nach Eingang unserer Auftragsbestätigung benötigt der Auditor die Unterlagen zur Prüfung. Wenn diese komplett sind und keine Rückfragen mehr bestehen, erhalten Sie drei Werktage danach (bei positiver Prüfung) Ihr Zertifikat. Dieses Angebot ist nur bei Maßnahmen ohne BDKS-Überschreitung möglich. Das Expressverfahren bedeutet somit nicht, dass in jedem Fall drei Tage nach Beantragung die Zulassung erteilt wird. Die Frist für die drei Tage beginnt frühestens mit dem Eingang der Auftragsbestätigung, selbst wenn zuvor schon Unterlagen eingereicht wurden.



Wie funktioniert die Referenzauswahl?

Es besteht die Möglichkeit aus den eingereichten Maßnahmen eine Stichprobe zu ziehen. Wir prüfen dann nur die ausgewählten Maßnahmen und lassen bei einem positiven Ergebnis alle eingereichten Maßnahmen zu. Wird eine der geprüften Maßnahmen nicht zugelassen, dürfen auch die restlichen Maßnahmen nicht zugelassen werden.

Bei bis zu 30 eingereichten Maßnahmen beträgt die Referenzauswahl 20%, ab 30 eingereichten Maßnahmen wird die Quadratwurzel aus der Gesamtsumme gezogen (jeweils aufgerundet). Maßnahmen mit einer Überschreitung des BDKS dürfen grundsätzlich nicht in die Referenzauswahl einbezogen werden und müssen einzeln geprüft werden und im Falle von FbW-Maßnahmen der BA zur Kostenzustimmung vorgelegt werden.

Bei FbW- Maßnahmen müssen wir zudem aus jedem eingereichten Wirtschaftszweig eine Maßnahme prüfen. Bei Maßnahmen nach § 45 SGB III muss aus jedem beantragten Maßnahmeziel eine Stichprobe gezogen werden. Falls eingereicht, muss die Stichprobe Maßnahmen mit unterschiedlicher Dauer berücksichtigen (bis 4 Wochen, über 4 Wochen, über 6 Monate Dauer) sowie Maßnahmen mit und ohne Anteile in einem Betrieb.





Was passiert bei einer Überschreitung des Bundes-Durchschnittskostensatz (BDKS) mit einer Maßnahme der beruflichen Weiterbildung?

In diesem Fall prüfen wir zunächst die Maßnahme auf ihre Zulassungsfähigkeit. Dies muss für jede einzelne Maßnahme mit BDKS-Überschreitung erfolgen, da diese Maßnahmen nicht mehr in die Referenzauswahl einfließen dürfen. Bei positivem Ergebnis müssen wir die Unterlagen und eine ausführliche Begründung, warum diese Maßnahme zu diesem Kostensatz zulassungsfähig ist, an die BA übermitteln. Dort entscheidet dann das Team „Kostenzustimmung“ endgültig über die Zulassung. Dies bedeutet, dass das gesamte Verfahren deutlich verlängert wird und wir das Expressverfahren für FbW-Maßnahmen mit BDKS-Überschreitung nicht anbieten können.

Wir raten allen Trägern, die über dem BDKS liegende Maßnahmen anbieten möchten, diese mindestens 3 Monate vor dem geplanten Beginn bei uns einzureichen. Weiterhin ist es hilfreich, bereits bei der Einreichung eine ausführliche Begründung für den hohen Kostensatz beizufügen und Gründe für die Besonderheit der Maßnahme zu formulieren. Dies kann bspw. durch den Nachweis einer hohen Integrationsquote von Vorgängermaßnahmen bzw. eine zu erwartende hohe Prognose oder durch den Nachweis einer starken Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt und auf regionale Besonderheiten abgestimmte Inhalte geschehen.

Da wir unsere Prüfung vor der BA durchführen müssen, entstehen Kosten dafür unabhängig davon, ob auch tatsächlich eine Zulassung der Maßnahme erfolgen kann, d.h. dass auch für abgelehnte Maßnahmeanträge die Prüfungskosten berechnet werden müssen.




Für welche Maßnahmen ist eine 5-jährige Zulassung möglich?

Aufgrund sich verändernder Bedarfe am Arbeitsmarkt und der Notwendigkeit der Ausrichtung der Maßnahmeangebote an aktuelle Entwicklungen ist die Zulassungsdauer in der Regel auf drei Jahre befristet. Die AZAV sieht jedoch Ausnahmefälle vor, sodass in begründbaren Fällen eine Zulassung für fünf Jahre erteilt werden kann (vgl. AZAV § 5 Abs. 4).

Umschulungen, die in Vollzeit mindestens über 21 Monate laufen, können ab sofort für fünf Jahre zugelassen werden. Eine Voraussetzung hierfür ist, dass der Träger begründet, warum innerhalb des Zulassungszeitraums keine wesentlichen Entwicklungen auf dem Ausbildungs- und Arbeitsmarkt zu erwarten sind, die Auswirkungen auf die Maßnahme haben. Diese Begründung ist mit den Unterlagen für jede beantragte Maßnahme einzureichen und wird vom Auditor gesondert geprüft. Der Mehraufwand für diese Maßnahmetypen beträgt je eingereichter Maßnahme 0,5 Std.

Maßnahmen mit einem Zulassungszeitraum von fünf Jahren können nur in einem gesonderten Antrag eingereicht werden. Im FL 250 ist auf dem Blatt Angaben zum Träger daher entweder die Option „5 Jahre“ oder „3 Jahre“ zu wählen, eine Kombination innerhalb eines Antrags ist nicht möglich. Maßnahmen nach § 45 SGB III sind von der Regelung nicht betroffen.

Was ist bei der Zulassung modularer Maßnahmen (FbW) zu beachten?

Wenn die einzelnen Module einer Maßnahme unterschiedlichen Kennziffern und/oder unterschiedliche Kostensätze aufweisen, muss jedes Modul im Antrag aufgeführt werden. Hier gilt dann der Grundsatz, dass Module wie einzelne Maßnahmen behandelt werden, d.h. jeder Baustein muss dem korrekten Bildungsziel zugeordnet sein und für sich arbeitsmarktlich verwertbar sein. Eine Ausnahme besteht nur für ein Praktikum. Dies bedeutet, dass z.B. ein Modul „Bewerbungstraining“ im FbW-Bereich nicht zulassungsfähig ist. In jedem Fall sollten die Module einzeln aufgeführt werden, wenn eine individuelle Belegung durch die Teilnehmer möglich ist.

In einigen Fällen werden nach der Zulassung einzeln aufgeführte Module mit unterschiedlichen Kostensätzen auf einem Maßnahmebogen vom Kostenträger zusammengefasst und ein Durchschnittswert vermerkt. Wenn dieses Vorgehen mit dem Kostenträger abgesprochen ist, muss jeder Teilnehmer die kompletten Module belegen.

Was ist eine inhaltlich zugelassene Maßnahme?

Für einige Maßnahmen sind inhaltliche Zulassungen durch eine externe Stelle nötig. Dies ist z.B. bei Umschulungen der Fall, die mit einer Prüfung durch eine Kammer enden und somit deren Zulassung benötigen. Die Lerninhalte sind somit vorgegeben und der Prüfaufwand für den Auditor verringert sich. Maßnahmen, für deren Durchführung eine Berechtigung vorliegen muss, z.B. im Gesundheitsbereich oder im Sicherheitsgewerbe, fallen ebenfalls in diese Kategorie. Die Zulassung durch eine Fachkundige Stelle zählt nicht als inhaltliche Zulassung. Bitte beachten Sie, dass derartige Zulassungen und Berechtigungen für alle eingereichten Maßnahmen mit inhaltlicher Zulassung vorgelegt werden müssen und vom Auditor geprüft werden. Liegen die Nachweise nicht vor, kann die Maßnahme nicht zugelassen werden.



Was ist eine nicht verkürzbare Maßnahme entspr. § 180, Abs. 4 SGB III?

Die Dauer einer Vollzeitmaßnahme, die zu einem allgemein anerkannten Ausbildungsberuf führt, muss um mindestens ein Drittel gegenüber der entsprechenden Berufsausbildung verkürzt sein. Ist diese Verkürzung aufgrund bundes- oder landesrechtlicher Regelungen nicht möglich, so kann eine Förderung von zwei Dritteln der Maßnahme erfolgen, wenn bereits vor Maßnahmebeginn auch die Finanzierung des letzten Drittels auf Grund bundes- oder landesrechtlicher Regelungen gesichert ist. Dies bedeutet, dass eine individuelle Finanzierung, z.B. durch die Teilnehmer, selbst nicht zulässig ist. Für Maßnahmen dieses Typs muss zusätzlich das FL261 eingereicht werden.

Zusätzliche Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.