FAQ: Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Audits und Zertifizierungen

Stand: 18.02.2022

Die Gesundheit unserer Kunden, Partner und Mitarbeiter steht für die GUTcert an erster Stelle. Daher ist es uns wichtig, auf die aktuelle Entwicklung zur Ausbreitung des Coronavirus mit großer Sorgfalt zu reagieren. Selbstverständlich beobachten wir das Geschehen täglich und führen fortwährend Bewertungen durch, um schnell auf die Lage vor Ort reagieren zu können.

Unten folgend haben wir Antworten auf wichtige Fragen zusammengefasst, die im Zusammenhang mit der Ausbreitung des Coronavirus bezüglich Audits und Zertifikaten auftauchen. Die Seite wird laufend aktualisiert. Die Ansprechpersonen finden Sie auf den jeweiligen Fachseiten sowie auf einen Blick am Ende dieser Seite.

Noch mehr Unterstützung: Die ISO/PAS 45005:2020 -  eine technische Regel für Unternehmen jeder Branche und Größe, die Sie dabei unterstützt, systematische Maßnahmen zur Pandemiebekämpfung und Risikominimierung umzusetzen. Sie ist frei verfügbar!

Grundsätzliche Regelungen

Aufgrund der geplanten Lockerungen durch die Bundesregierung kann die Corona Pandemie ab 20.03.2022 nicht mehr als Grund herangezogen werden, um den Remote-Anteil von Audits zu erhöhen oder Audits über die regulären Fristen hinaus zu verschieben.

Ein "Antrag auf außergewöhnliches Ereignis" ist weiterhin aus anderen Gründen möglich (Hochwasser, Sturm, etc.).

Bereits bestätigte Anträge behalten selbstverständlich ihre Gültigkeit.

Vorraussetzung für die Durchführung von Remote-Audits ist, dass alle Beteiligten die nötigen Fähigkeiten im Umgang mit den verwendeten Informations- und Kommunikationstechnologien haben und dieser Auditierungsmethode und den dazugehörigen Auditierungsmitteln zugestimmt haben.

Die GUTcert behält sich situationsbedingte Änderungen auf Grundlage der nationalen und jeweiligen Systemvorgaben vor. Bei der Durchführung von Audits vor Ort verpflichten sich all unsere Auditoren selbstverständlich, die jeweiligen Hygienevorgaben des Unternehmens zu befolgen.

ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 45001, ISO 50001

Fristen

Verlegungen vereinbarter Termine und etwaige Verlängerungen von Fristen sind möglich. Bei einer Vielzahl von Kunden sollte dies prinzipiell kein Problem darstellen, da Überprüfungsaudits immer innerhalb eines Kalenderjahrs durchgeführt werden können. Lediglich bei Rezertifizierungen und bei dem ersten Überprüfungsaudit nach der Erstzertifizierung sind wir an die strikte Einhaltung von Fristen gebunden.

Diese können nun um bis zu 6 Monate verschoben werden. Allerdings ist dies keine generelle Vorgehensweise, sondern beruht auf einer Einzelfallentscheidung, die durch den betreffenden Kunden fallweise begründet und durch die Zertifizierungsstelle bestätigt werden muss.

Remote-Audits

Prinzipiell gibt es nach dem aktuellen IAF MD4 keine Begrenzungen zur Durchführung von Remoteaudits. Allerdings können „Ergebnisse von Konformitätsbewertungen nicht ohne Inaugenscheinnahme von Objekten/Prozessen erstellt werden, wenn dies durch gesetzliche Vorschriften oder die Programmeigner gefordert ist.“ Sollte eine solche Prüfung vor Ort aufgrund der aktuellen Situation nicht möglich sein, kann die Konformitätsbewertung nicht abgeschlossen werden.

Ein vollständiger Ersatz von Audits durch „alternative Methoden“ beziehungsweise Remote-Audits ist nur möglich, falls dies durch eine Anpassung der Rechtslage oder die Zustimmung der zuständigen Behörden bzw. der Programmeigner genehmigt wird. Allerdings kann der Umfang der Remote-Auditierung auch auf Bereiche mit mittlerem Risiko gemäß AA162 ausgeweitet werden. Weitere Regelungen der AA162 bleiben in Kraft.

Multisite-Verfahren mit Stichprobenanwendung

Wenn im Rahmen eines Multisite-Verfahrens Stichprobenprüfungen angewandt werden, können Standorte in Problemgebieten flexibel, aber in Rücksprache mit der Zertifizierungsstelle, umgeplant werden. Auch besteht die Möglichkeit nach o.g. Voraussetzungen Teile remote zu auditieren oder sogar gleiche Standorte wie im Vorjahr zu wählen.

Interne Audits müssen entsprechend dem Auditprogramm durchgeführt werden. Selbstverständlich können auch hier alternative Methoden (remote, Checklisten, Berichterstattungen, etc.) genutzt oder das Programm entsprechend den Gegebenheiten anpasst werden.

DAU- Verfahren (EMAS, ISO 14001, ISO 50001, SpaEfV, EEG)

Fristen EMAS-Registrierung

Eine Fristverlängerung kann wie gehabt formlos mit einer kurzen Begründung (telefonisch, per Mail, schriftlich) bei der Registrierungsstelle beantragt werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

Remote-Audits

Die Validierung durch Umweltgutachter*innen kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich optimieren zu können, steht es Umweltgutachter*innen frei, Teile der Begutachtung remote zu auditieren.

Alternative Systeme nach SpaEfV

Anträge auf Intervallwechsel sind bei Ihrem Projektbearbeiter möglich.

KRITIS

Das BSI wird bei betroffenen KRITIS-Betreibern, deren Nachweise im März bis Juli fällig werden, für fünf Monate auf Mahnungen, Anordnungen oder Zwangsgeldvollstreckungen verzichten.

Aber auch wenn bei bereits begonnenen Verfahren der Nachweis innerhalb der kommenden Wochen erbracht wird, ist ein kompletter Verzicht auf Vor-Ort-Prüfungen nicht möglich: Das Fehlen der Prüfung wird in diesem Falle als schwerwiegender Mangel in die Mängelliste aufgenommen und der Betreiber ist verpflichtet, die Prüfung zeitnah nachzuholen.

 

IT-Sicherheitskatalog für Betreiber von Strom- und Gasnetzen

Fristen

Eine Verschiebung anstehender Überprüfungs- und Rezertifizierungsaudits für einen Zeitraum von nicht mehr als sechs Monaten ist vorläufig zulässig. Voraussetzung hierfür ist, dass entweder der Kunde oder die Zertifizierungsstelle nachweislich durch Vorgaben des zuständigen Gesundheitsamts von der Pandemie betroffen ist. Beispiele für eine Betroffenheit sind etwa eine verordnete Quarantäne von Mitarbeitern oder ein von offizieller Stelle angeordneter regionaler Lockdown an Standorten des Betreibers oder der Zertifizierungsstelle.

Im Falle einer geplanten Auditverschiebung muss die Zertifizierungsstelle der Bundesnetzagentur detailliert nachweisen, dass die reguläre Durchführung des Audits angesichts der Corona Pandemie vor dem Hintergrund von z.B. regionalen Lockdowns oder Quarantänefällen nicht möglich ist.

Der ausgefallene Audittermin ist schnellstmöglich nachzuholen, um die Erbringung des Nachweises der Umsetzung des IT-Sicherheitskatalogs wieder in das reguläre Verfahren zu überführen.
Falls Rezertifizierungen verschoben werden, wird die GUTcert die BNetzA über die Verschiebung informieren.

Remote-Audits

Ebenso ist die teilweise Durchführung der anstehenden Überprüfungs- und Rezertifizierungsaudits durch „alternative Methoden“ beziehungsweise sogenannten Remote-Verfahren vorläufig erlaubt (siehe AA162).

Durch Remote-Audits dürfen

  • im Fall von Überwachungsaudits maximal 50%
  • im Fall von Rezertifizierungsaudits maximal 70%

des Auditumfangs durchgeführt werden.

Auch hier muss durch den Kunden/Netzbetreiber detailliert nachgewiesen werden, dass die reguläre Durchführung des Audits angesichts der Corona-Pandemie vor dem Hintergrund einer internen Risikobeurteilung nicht möglich ist. Die Bundesnetzagentur behält sich vor, sich von den Zertifizierungsunternehmen bzw. den Kunden/Netzbetreibern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen.

Ein vollständiger Ersatz durch „alternative Methoden“ beziehungsweise sogenannte Remote-Audits ist nicht möglich.

RSPO

Der RSPO hat die Durchführung Remote-Audits im Fall von Reisebeschränkungen oder Vorsichtsmaßnahmen, die ein Vor-Ort Audit verhindern, bis auf weiteres genehmigt. Zertifizierungsstellen sind jedoch weiterhin dazu verpflichtet, die Gründe für die Durchführung eines Remote-Audits zu dokumentieren und auf Projektbasis individuell zu prüfen. Mit den Auditunterlagen erhalten Kunden daher eine Checkliste, die auszufüllen ist, wenn das Audit Remote durchgeführt werden soll. Diese Regel gilt für alle Erstzertifizierungen, Überprüfungsaudits, Rezertifizierungen sowie Scope-Veränderungen.

Die wichtigsten Fragen und Antworten hat der RSPO zudem in einem FAQ-Dokument zusammengefasst.

SURE

Erstzertifizierung:

Gemäß Vorgaben der EU-Kommission sind Erstzertifizierungsaudits vor Ort durchzuführen. Die GUTcert hat sich mit dem SURE-System darauf verständigt, dass die Dokumentenprüfung remote erfolgen kann und durch eine Begehung der Anlage vor Ort ergänzt wird.

Rezertifizierung:

Im Fall einer Rezertifizierung muss ein vor-Ort-Audit innerhalb von drei Monaten nach Beendigung von pandemiebedingten Einschränkungen komplementär zum Remote-Audit erfolgen.

REDcert

Erstzertifizierung:

Gemäß Vorgaben der EU-Kommission sind Erstzertifizierungsaudits im Bereich Biokraftstoffzertifizierung vor Ort durchzuführen.

Rezertifizierung / Überwachungsaudit / Stichprobenkontrollen landwirtschaftlicher Betriebe:

Fernauditsunter der Voraussetzung möglich, dass pandemiebedingte Beschränkungen vorliegen (z.B. Erkrankung des Personals). In solch einem Fall ist ein komplementäres Follow-Up On-Site Audit (Folgekontrolle) durchzuführen.

Die Möglichkeit der Durchführung eines Remote-Audits endet mit dem Monat, in dem die Beschränkungen aufgehoben wurden. Spätestens nach dem letzten Tag dieses Monats beginnt der 5-Monatszeitraum, innerhalb dem die Folgekontrolle vor Ort durchzuführen ist.

Sollten pandemiebedingte Beschränkungen weiterhin gelten, kann bei Betrieben, bei denen die Risikobewertung „gering/niedrig“ durch das Remote-Audit bestätigt wurde, von einer Folgekontrolle vor Ort abgesehen werden.
Ein komplementäres Vor-Ort-Audit kann ebenfalls durch ein Rezertifizierungsaudit ersetzt werden.

Lagerstätten und Entstehungsbetriebe:

Eine Schreibtischprüfung ist nur möglich, wenn es sich um eine Betriebsstätte mit geringer/niedriger Risikobewertung handelt und zum Zeitpunkt der geplanten Kontrolle pandemiebedingte Beschränkungen vorliegen.

ISCC

Erstzertifizierung:

Gemäß Vorgaben der EU-Kommission sind Erstzertifizierungsaudits im Bereich Biokraftstoffzertifizierung vor Ort durchzuführen. Eine Erstzertifizierung unter ISCC-Plus kann remote durchgeführt werden, sofern eine Erlaubnis von ISCC vorliegt und der Systemteilnehmer unter die mittlere Risikokategorie fällt.

Für Rezertifizierungsaudits unter ISCC-EU und ISCC-PLUS können Fernaudits durchgeführt werden. Diese müssen jedoch gegenüber dem ISCC-System gerechtfertigt und ggf. durch Vor-Ort-Audits ergänzt werden.

Nach Ende des Monats, in dem nationale Reisebeschränkungen aufgehoben werden, sind Audits wieder komplett in Präsenz durchzuführen, sofern für den Auditierenden keine zusätzlichen Reiseeinschränkungen gegeben sind. Für ISCC-Plus-Zertifizierungen können noch weitere 2 Monate Fernaudits stattfinden. Offene Vor-Ort-Audits zur Komplementierung von Fernaudits sind innerhalb von 5 Monaten nach der Freigabe von Einreisen nachzuholen. Ein Vor-Ort-Audit ist notwendig, wenn:

  • ein erhöhtes Risiko festgestellt wurde
  • im Fernaudit nicht eindeutig festgestellt werden konnte, ob alle Systemgrundsätze erfüllt werden
  • Abweichungen oder andere Nichtkonformitäten erfasst wurden.

Diese Punkte werden im Follow-Up On-Site Audit explizit geprüft, es ist jedoch nicht notwendig, nochmals einen vollständigen (Re-)Zertifizierungsprozess zu durchlaufen.

Gegenstand des Follow-Up On-Site Audits ist die Überprüfung der Feststellungen aus dem Fernaudit. Sollte es zusätzlich Hinweis auf Abweichungen von den ISCC-Systemgrundsätzen geben, die innerhalb des Zeitraums nach dem Fernaudit aufgetreten sind, wird auch dieser Zeitraum durch eine Stichprobe auditiert.

Ein komplementäres Vor-Ort-Audit kann nicht durch ein Remote-Rezertifizierungsaudit ersetzt werden. Beide Audits können jedoch zeitgleich durchgeführt werden, wenn separate Prozessdokumente geführt werden, z.B. bei der Prüfung der Massenbilanz für die unterschiedlichen Zeiträume.

Energieaudits

"Können Sie Ihr Energieaudit derzeit nicht rechtzeitig durchführen, dokumentieren Sie dies ausführlich. Beeinträchtigungen durch die aktuelle Situation werden entsprechend berücksichtigt. Bitte beachten Sie: fällige Energieaudits müssen nachgeholt werden, da die grundsätzliche Pflicht zur Durchführung von Energieaudits nach §§ 8 ff. EDL-G weiterhin unverändert fortbesteht." (BAFA)

Aktuelle Informationen hierzu finden Sie immer auf der BAFA Seite im unteren Teil in den FAQ / Fragen zum EDL-G unter dem Punkt CORONA.

Ansprechpersonen

Wir hoffen, dass durch die beschriebenen Regelungen eine Erleichterung in den Auditalltag gebracht werden kann. Sollten Sie Fragen zu spezifischen Fällen haben, melden Sie sich gerne bei den folgenden Ansprechpersonen:

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 | EMAS | EfbV | Energiemanagement | AS 9100 | IATF 16949, ISO/TS 22163 (IRIS Rev.03) | KRITIS

Andreas Lemke
Leitung der Zertifizierungsstelle
andreas.lemke@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-41

Emissionshandel

David Kroll
david.kroll@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-63

RSPO, REDcert und ISCC

Leonie Netter und Frieda Richter
leonie.netter@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-82 und frieda.richter@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-34

AZAV

Henrik Netzow
henrik.netzow@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-47

Herkunftsnachweise (HkNR)

Patrick Bastian
patrick.bastian@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-58

ASI

Viet Duc Truong
vietduc.truong@gut-cert.de , Tel. 030 2332021-60

AwSV (Verordnung über Anlagen im Umgang mit wassergefährdenden Stoffen)

Thomas Gebhardt
thomas.gebhardt@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-43