FAQ: Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Audits und Zertifizierungen

Fristen EMAS-Registrierung

Alle EMAS Registrierungen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Sollte bereits aus anderen Gründen eine Fristverlängerung um bis zu zwei Monate eingereicht worden sein, erfolgt die „Corona-Fristverlängerung“ unabhängig davon- somit zusätzlich. Diese ist durch die EMAS-Organisation formlos mit einer kurzen Begründung (telefonisch, per Mail, schriftlich) bei der Registrierungsstelle zu beantragen und durch diese schriftlich zu bestätigen.

Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

Remote-Audits

Die Validierung durch Umweltgutachter*innen kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich optimieren zu können, steht es Umweltgutachter*innen frei, Teile der Begutachtung remote zu auditieren.

Fristen für Prüfungen im Rahmen des EEG

Biogasanlagen, die auf flexible Fahrweise umstellen wollen und dafür die Flexibilitätsprämie in Anspruch nehmen möchten, erhalten durch die EEG-Novelle vom 15. Mai 2020 eine Fristverlängerung von 8 Monaten. Der Übergangszeitraum für die Geltendmachung der Flexibilitätsprämie endet somit am 31. Juli 2021. Ein Vor-Ort-Termin mit Probebetrieb ist weiterhin verpflichtend. Weiterhin wird die Realisierungsfrist von Neuanlagen, die ihren Zuschlag im Rahmen der Ausschreibung erhalten haben, um 6 Monate verlängert. Die gleiche Fristverlängerung wird auch bei der Übergangsregelung für die Netzanschlussbedingungen gemäß Energiewirtschaftsgesetz eingeräumt (Frist nun bis zum 31.12.2020).

Das BSI wird bei betroffenen KRITIS-Betreibern, deren Nachweise im März bis Juli fällig werden, für fünf Monate auf Mahnungen, Anordnungen oder Zwangsgeldvollstreckungen verzichten.

Aber auch wenn bei bereits begonnenen Verfahren der Nachweis innerhalb der kommenden Wochen erbracht wird, ist ein kompletter Verzicht auf Vor-Ort-Prüfungen nicht möglich: Das Fehlen der Prüfung wird in diesem Falle als schwerwiegender Mangel in die Mängelliste aufgenommen und der Betreiber ist verpflichtet, die Prüfung zeitnah nachzuholen.

Fristen

Bei Aufrechterhaltung der Produktion: Verschiebung innerhalb des Kalenderjahres möglich, ohne dass eine Risikoanalyse durchgeführt werden muss.

Wenn die Produktion des Standorts für einen Zeitraum von über sechs Monaten eingestellt wird, besteht die Möglichkeit der Verschiebung der Prüfung innerhalb von sechs Monaten, indem die Prüfung direkt nach der Wiederaufnahme der Tätigkeit neu organisiert wird. Bevor ein Audit verschoben werden kann oder remote durchgeführt wird, muss eine Risikoanalyse durchgeführt werden, wenn es sich um eine Erstzertifizierung, eine Rezertifizierung oder um das erste Überprüfungsaudit nach einer Erstzertifizierung handelt.

Bei Überprüfungsaudits nach einer Rezertifizierung und bei zweiten Überprüfungsaudits ist eine Verschiebung/remote-Durchführung ohne Risikoanalyse möglich.

Remote-Audits

Bei Überprüfungsaudits und Rezertifizierung ist ein Remote-Audit in 2020 für bis zu 100% der Auditzeit möglich. Aktivitäten, die remote nicht geprüft werden können, müssen im Folgeaudit 2021 nachgeholt werden (Anpassung der Auditzeit notwendig).

Eine vollständige Remote-Auditierung ist nur bei Dienstleistern möglich, die keine physischen Produkte herstellen - alle anderen Unternehmen können in Absprache mit ihrem Leadauditor teile des Audits remote durchführen, ein Vor-Ort-Besuch bleibt aber notwendig.

Die Gültigkeit aller gültigen Zertifikate wird aktuell um 6 Monate verlängert (inkl. ausgesetzte Zertifikate). Eine Nachverfolgbarkeit der Gültigkeit der Zertifikate ist über die IATF-Datenbank ersichtlich.

Regelungen für Audits vor Ort

Erstzertifizierung: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung von 60 Kalendertagen, um mit der Prüfung der Stufe 2 / Sonderprüfungen zu beginnen. Das Audit der Stufe 2 soll innerhalb von maximal 150 Kalendertagen nach dem letzten Tag des Readiness Reviews der Stufe 1 beginnen.

Überwachungsaudit: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung von 90 Kalendertagen, um mit dem Überwachungsaudit zu beginnen, ohne den Dezertifizierungsprozess zu beginnen. Der neue zulässige Zeitraum beträgt -3 Monate/ + 4 Monate.

Rezertifizierungsaudit: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung, um mit dem Rezertifizierungsaudit innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem Ablaufdatum des letzten gültigen IATF 16949-Zertifikats beginnen zu können.

Transfer-Audit: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung, um mit der Überführungsprüfung spätestens vor dem Ablaufdatum des derzeit gültigen IATF 16949-Zertifikats zu beginnen.

Begutachtungen ohne die physische Anwesenheit eines/r Sachverständigen vor Ort sind in denjenigen Betrieben, in denen ein Vor-Ort-Termin aktuell faktisch nicht möglich ist, einmalig zulässig. Die Regelung ist allerdings zunächst auf Überwachungen bis zum 19.04.2020 befristet: Eine Verlängerung ist jedoch, je nach Stand der Corona-Pandemie, nicht ausgeschlossen.

Im Wesentlichen beinhaltet die Vorgehensweise folgende für Sachverständige und Unternehmen zu beachtenden Regelungen:

• Die Sachverständigen haben das Einhalten sämtlicher Anforderungen aus der EfbV zu überprüfen, für die keine Betriebsbegehung erforderlich ist.
• Die Sachverständigen nehmen telefonisch Kontakt zu dem Betrieb (verantwortliche Person) auf und fragen weitere relevante Details in Form eines Interviews ab.
• Aufgrund der Überprüfung wird ein Überwachungsbericht erstellt. Als Auditdatum gilt das Ausstellungsdatum dieses Überwachungsberichts. Im Überwachungsbericht ist die Verschiebung bzw. insbesondere der Ausfall der Vor-Ort-Termine darzulegen und zu begründen.
• Es ist zu prüfen, ob ein um die Dokumentenprüfung verkürzter Vor-Ort-Termin später nachgeholt werden kann.
• Betriebe, die nicht vor Ort überprüft werden konnten, sind bei den zukünftigen unangekündigten Audits zu präferieren.
• Der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln sollte genutzt werden (z.B. Videorundgang über Skype o.ä.).
• In Abstimmung mit den/der betreffenden Sachverständigen müssen die Entsorgungsfachbetriebe alle zur Überprüfung benötigten Dokumente dem/der Sachverständigen elektronisch zur Verfügung stellen. Dies kann bspw. Führungszeugnisse, Auszüge aus dem Gewerbezentralregister, Versicherungsbestätigungen, der aktuelle Stand der Genehmigung, Schulungsnachweise etc. umfassen. Ein sicherer Weg der Übermittlung von Dateien ist dabei die Nutzung des EdDE-Zertifizierungsportals mit einem Hochladen der Dateien im betreffenden Verfahren unter „Entwürfe“.

Sachverständige müssen die beschriebene Überwachungsmethodik im Prosateil des EdDE-Überwachungsberichts ausdrücklich vermerken und kenntlich machen.

Die Durchführung von Remote-Audits ist grundsätzlich möglich. Jedoch muss durch die Zertifizierungsstellen eine Begründung vorgelegt werden, warum ein Vor-Ort-Audit nicht durchführbar ist. Diese Regel gilt für alle Erstzertifizierungen, Überprüfungsaudits und Rezertifizierungen und ist vorerst bis zum 31. August 2020 gültig.

Die Durchführung eines Remote-Audits muss vorher immer mit der Zertifizierungsstelle abgesprochen werden, da der leitende Auditor Methoden zur Durchführung des Fernaudits anwendet. Er muss dabei auf das obligatorische Dokument AA 162 zurückgreifen.

Weitere Informationen sind im GUTcert Newsletter und auf der RSPO Website zu finden.

-- english below --

Remote audits are possible in principle. However, the certification/registration bodies must provide a justification why an on-site audit is not feasible. This rule applies to all initial certification / review audits and recertifications and is initially valid until 31 August 2020. The execution of a remote audit must always be agreed with the certification body in advance, as the lead auditor uses methods to perform the remote audit. He must refer to the mandatory document AA 162. For further information please refer to the RSPO website.

Fristen

Siehe Bekanntgabe der DAkkS (pdf).

Rückkehr zum Präsenzunterricht bei Maßnahmen

Die DAkkS hat zusammen mit der BA und dem BMAS Leitlinien im Umgang mit der Corona-Pandemie veröffentlicht. Darin finden sich auch Hinweise für Träger, die zum Präsenzunterricht zurückkehren.

Umstellung von Maßnahmen auf alternative Unterrichtsmethoden

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat folgendes Verfahren vorgegeben:

1. Der Träger legt per E-Mail eine Übersicht der Maßnahmen (incl. Nennung der Zertifikatsnummern) vor, die (abweichend von der ursprünglichen Zertifizierung) unter Anwendung alternativer Lernformen durchgeführt werden sollen (bitte die alternative Lernform jeweils stichwortartig angeben). Zu dieser Liste reicht der Träger eine Erklärung ein, in der versichert wird, dass die grundsätzlichen Anforderungen des SGB III, der AZAV und weiterer Anforderungen weiterhin erfüllt sind.
2. FKS stellt für die beantragten Maßnahmen eine Vorabbescheinigung aus.
3. Träger reicht die notwendigen Unterlagen zur Bestätigung innerhalb von spätestens 8 Wochen bei der maßnahmezulassenden FKS nach. Nach unserem Verständnis sind hier nur die notwendigsten Unterlagen einzureichen (vor allem Curriculum, Lehrplan u.ä.). Bitte stellen Sie eindeutig und nachvollziehbar dar, welche Maßnahmeabschnitte in welcher Durchführungsform geändert wurden. Bitte machen Sie in jedem Fall eine Angabe zu möglichen Auswirkungen auf die Kalkulation und fügen ggf. eine geänderte Kostenkalkulation bei. Die GUTcert wird für diese Einreichung voraussichtlich innerhalb der nächsten 14 Tage ein entsprechendes Formular entwerfen.
4. FKS prüft die Einhaltung der Anforderungen.

Details sind diesem Schreiben zu entnehmen, wir bitten um zusätzliche Beachtung folgender Hinweise:

• Da wir in den vergangenen Tagen bereits einige Vorabbescheinigungen ausgestellt haben, bitten wir jeden der betreffenden Kunden, umgehend erneut mit uns in Kontakt zu treten. Wir benötigen die unter 1. genannte Erklärung; zudem bitten wir um Prüfung, ob alle Mindestanforderungen (ebenfalls s. 1.) mitgeteilt wurden und diese ggf. nachzureichen.
• Uns ist die sehr ernste Lage für Bildungsanbieter aufgrund der aktuellen Situation bewusst. Wir haben daher (und werden dies weiterhin so handhaben) unseren Aufwand für die Vorabbescheinigungen nicht in Rechnung gestellt. Für die Prüfung der nachgereichten Unterlagen werden wir aber den entstehenden Aufwand berechnen.

FAQ der BA für Bildungsträger

Informationen der BA zur Weiterführung von Maßnahmen

Maßnahmenvergütung

Informationen der BA zur Vergütung von arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen

Unternehmen, die ihr Energieaudit aufgrund der Corona-Krise nicht fristgerecht durchführen können, müssen dies erst nach Beendigung der Krise nachholen. Die proaktive Meldung der Verzögerung an das BAFA ist nicht notwendig. Nach Überwindung der Corona-Krise wird das BAFA auf seiner Website eine angemessene Frist zu Nachholung bekannt geben. In der Zwischenzeit erfolgt keine Stichprobenkontrolle. (mehr Informationen auf der BAFA-Seite)