FAQ: Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Audits und Zertifizierungen

Fristen EMAS-Registrierung

Eine Fristverlängerung kann wie gehabt formlos mit einer kurzen Begründung (telefonisch, per Mail, schriftlich) bei der Registrierungsstelle beantragt werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

Remote-Audits

Die Validierung durch Umweltgutachter*innen kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich optimieren zu können, steht es Umweltgutachter*innen frei, Teile der Begutachtung remote zu auditieren.

Fristen für Prüfungen im Rahmen des EEG

Biogasanlagen, die auf flexible Fahrweise umstellen wollen und dafür die Flexibilitätsprämie in Anspruch nehmen möchten, erhalten durch die EEG-Novelle vom 15. Mai 2020 eine Fristverlängerung von 8 Monaten. Der Übergangszeitraum für die Geltendmachung der Flexibilitätsprämie endet somit am 31. Juli 2021. Ein Vor-Ort-Termin mit Probebetrieb ist weiterhin verpflichtend. Weiterhin wird die Realisierungsfrist von Neuanlagen, die ihren Zuschlag im Rahmen der Ausschreibung erhalten haben, um 6 Monate verlängert. Die gleiche Fristverlängerung wird auch bei der Übergangsregelung für die Netzanschlussbedingungen gemäß Energiewirtschaftsgesetz eingeräumt (Frist nun bis zum 31.12.2020).

 

Das BSI wird bei betroffenen KRITIS-Betreibern, deren Nachweise im März bis Juli fällig werden, für fünf Monate auf Mahnungen, Anordnungen oder Zwangsgeldvollstreckungen verzichten.

Aber auch wenn bei bereits begonnenen Verfahren der Nachweis innerhalb der kommenden Wochen erbracht wird, ist ein kompletter Verzicht auf Vor-Ort-Prüfungen nicht möglich: Das Fehlen der Prüfung wird in diesem Falle als schwerwiegender Mangel in die Mängelliste aufgenommen und der Betreiber ist verpflichtet, die Prüfung zeitnah nachzuholen.

 

Für die Durchführung von Audits nach AS 9100 gelten folgende Regeln hinsichtlich Verschiebungsoptionen und Remote-Auditierung:

Teilremote

Start zum geplanten Termin als Remote-Audit mit einem On-site-Audit zu einem späteren Zeitpunkt. Das Audit inkl. aller Abweichung und der Zertifizierungsentscheidung müsste bis 6 Monate nach Ablauf des Zertifikats abgeschlossen sein. Spätester Zeitpunkt für den Vor-Ort-Termin ist 3 Monate nach Ablauf des Zertifikats. Achtung: Die Laufzeit des Zertifikats wird nicht verlängert!

Remoteaudits

Ein 100% Remote-Audit ist bis März 2021 möglich, vorab ist eine Risikoanalyse durchzuführen.

Verschiebung

Wenn bis zum Ablauf des Zertifikats kein Start des Audits möglich ist (weder remote noch on-site), muss eine Risikoanalyse durchgeführt werden sowie ein Antrag auf Verschiebung gestellt werden. Wird diesem stattgegeben, ist eine Verschiebung um bis zu 12 Monate möglich (Abschluss des Verfahrens inkl. Schließung aller Abweichungen und positiver Zertifizierungsentscheidung). Achtung: Die Laufzeit des Zertifikat wird nicht verlängert!

 

Die Gültigkeitsdauer aller IATF-Zertifikate (inkl. ausgesetzter Zertifikate) wurde im Zuge der ersten Ausgabe der von der IATF erlassenen Ausnahmeregeln vom 27. März 2020 automatisch um 6 Monate verlängert, damit betroffene Unternehmen ihre Zertifizierung trotz möglicher COVID-19-Einschränkungen aufrechterhalten können. Die Gültigkeit kann mithilfe der IATF-Nummer des Zertifikats im IATF Global Database Customer Portal festgestellt werden. Achtung: Obwohl alle Zertifikate um 6 Monate verlängert wurden, verdeutlicht die nunmehr 5. Revision der von der IATF erlassenen Ausnahmeregelungen vom 30. Oktober 2020, dass die Frist für Rezertifizierungsaudits NICHT automatisch um 6 Monate verschoben wird.

Rezertifizierungsaudits

Rezertifizierungsaudits mit Solldatum (reference date) am bzw. nach dem 01.01.2021 dürfen gemäß der 5. Revision der von der IATF erlassenen Ausnahmeregelungen nicht mehr verschoben werden. Das bedeutet, dass Rezertifizierungsaudits fristgerecht vor Ort oder als Remote-Audit durchgeführt werden müssen.

Wenn Vor-Ort-Audits aus Gründen, die direkt mit der COVID-19-Pandemie zusammenhängen, nicht durchgeführt werden können, erlaubt die IATF jetzt also auch die Durchführung von Remoteaudits, und zwar im vollen Umfang der Auditzeit. Die Dauer des Remoteaudits entspricht der Dauer des vor Ort durchgeführten Audits. Zusätzlich dazu muss die Zertifizierungsstelle 10% der gesamten Auditzeit (jedoch nicht mehr als 8 Stunden) berechnen, um die erforderlichen zusätzlichen Schritte zur Auditplanung durchzuführen.

Während eine Verschiebung von Rezertifizierungsaudits gemäß der jüngsten Richtlinien also nicht mehr möglich ist, ist bei der Durchführung von Überwachungsaudits entsprechend der älteren Revisionen der IATF-Ausnahmeregeln nach wie vor eine zusätzliche Verlängerung von 90 Kalendertagen möglich, um mit dem Verfahren zu beginnen. Der zulässige Zeitraum beträgt -3 Monate/+ 4 Monate.

Einhergehend mit der Möglichkeit der Remoteauditierung ist ab dem 01.01.2021 zudem kein „IATF 16949 Monitoring“ mehr möglich. Weitere Informationen zu den Verfahren und Fristen stellt die IATF auf Ihrer Homepage zur Verfügung.

 

Begutachtungen ohne die physische Anwesenheit eines/r Sachverständigen vor Ort sind in denjenigen Betrieben, in denen ein Vor-Ort-Termin aktuell faktisch nicht möglich ist, einmalig zulässig. Eine Abstimmung mit der Technischen Überwachungsorganisation ist allerdings grundsätzlich erforderlich. Im Wesentlichen beinhaltet die Vorgehensweise folgende für Sachverständige und Unternehmen zu beachtenden Regelungen:

• Die Sachverständigen haben das Einhalten sämtlicher Anforderungen aus der EfbV zu überprüfen, für die keine Betriebsbegehung erforderlich ist.
• Die Sachverständigen nehmen telefonisch Kontakt zu dem Betrieb (verantwortliche Person) auf und fragen weitere relevante Details in Form eines Interviews ab.
• Auf Grund der Überprüfung wird ein Überwachungsbericht erstellt. Als Auditdatum gilt das Ausstellungsdatum dieses Überwachungsberichts. Im Überwachungsbericht ist die Verschiebung bzw. insbesondere der Ausfall der Vor-Ort-Termine darzulegen und zu begründen.
• Es ist zu prüfen, ob ein um die Dokumentenprüfung verkürzter Vor-Ort-Termin später nachgeholt werden kann.
• Betriebe, die nicht vor Ort überprüft werden konnten, sind bei den zukünftigen unangekündigten Audits zu präferieren.
• Der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln sollte genutzt werden (z.B. Videorundgang über Skype o.ä.).
• In Abstimmung mit den/der betreffenden Sachverständigen müssen die Entsorgungsfachbetriebe alle zur Überprüfung benötigten Dokumente dem/der Sachverständigen elektronisch zur Verfügung stellen. Dies kann bspw. Führungszeugnisse, Auszüge aus dem Gewerbezentralregister, Versicherungsbestätigungen, der aktuelle Stand der Genehmigung, Schulungsnachweise etc. umfassen.
• Sachverständige müssen die beschriebene Überwachungsmethodik im Prosateil des Überwachungsberichts ausdrücklich vermerken und kenntlich machen.

Die Durchführung von Remote-Audits ist grundsätzlich möglich. Jedoch muss durch den Kunden eine Begründung vorgelegt werden, warum ein Vor-Ort-Audit nicht durchführbar ist. Diese Begründung wird von der Zertifizierungsstelle geprüft und ggf. freigegeben. Diese Regel gilt für alle Erstzertifizierungen, Überprüfungsaudits und Rezertifizierungen und ist bis auf Weiteres gültig.

Die Durchführung eines Remote-Audits muss vorher immer mit der Zertifizierungsstelle abgesprochen werden. Der leitende Auditor wendet im Remote Audit Methoden zur Durchführung des Fernaudits an. Er muss dabei auf das obligatorische Dokument AA 162 zurückgreifen.

Weitere Informationen sind im GUTcert Newsletter und auf der RSPO Website zu finden.

-- english below --

Remote audits are possible in principle. However, the customer must provide a justification why an on-site audit is not feasible. This justification will be checked and approved by the certification body.

This rule applies to all initial certifications, surveillance and recertification audits and is valid until further notice.  The execution of a remote audit must always be discussed with the certification body in advance. The lead auditor uses remote audit methods to perform the remote audit. He must refer to the mandatory document AA 162.

For further information please refer to the RSPO website.

 

Sonderempfehlung des Beirats nach § 182 SGB III

Siehe Empfehlung „Pandemiebedingte Änderungszulassung“ (pdf).

Fristen

Siehe Bekanntgabe der DAkkS (pdf).

Rückkehr zum Präsenzunterricht bei Maßnahmen

Die DAkkS hat zusammen mit der BA und dem BMAS Leitlinien im Umgang mit der Corona-Pandemie veröffentlicht. Darin finden sich auch Hinweise für Träger, die zum Präsenzunterricht zurückkehren.

Umstellung von Maßnahmen auf alternative Unterrichtsmethoden

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat folgendes Verfahren vorgegeben:

1. Der Träger legt per E-Mail eine Übersicht der Maßnahmen (incl. Nennung der Zertifikatsnummern) vor, die (abweichend von der ursprünglichen Zertifizierung) unter Anwendung alternativer Lernformen durchgeführt werden sollen (bitte die alternative Lernform jeweils stichwortartig angeben). Zu dieser Liste reicht der Träger eine Erklärung ein, in der versichert wird, dass die grundsätzlichen Anforderungen des SGB III, der AZAV und weiterer Anforderungen weiterhin erfüllt sind.
2. FKS stellt für die beantragten Maßnahmen eine Vorabbescheinigung aus.
3. Träger reicht die notwendigen Unterlagen zur Bestätigung innerhalb von spätestens 8 Wochen bei der maßnahmezulassenden FKS nach. Nach unserem Verständnis sind hier nur die notwendigsten Unterlagen einzureichen (vor allem Curriculum, Lehrplan u.ä.). Bitte stellen Sie eindeutig und nachvollziehbar dar, welche Maßnahmeabschnitte in welcher Durchführungsform geändert wurden. Bitte machen Sie in jedem Fall eine Angabe zu möglichen Auswirkungen auf die Kalkulation und fügen ggf. eine geänderte Kostenkalkulation bei. Die GUTcert wird für diese Einreichung voraussichtlich innerhalb der nächsten 14 Tage ein entsprechendes Formular entwerfen.
4. FKS prüft die Einhaltung der Anforderungen.

Details sind diesem Schreiben zu entnehmen, wir bitten um zusätzliche Beachtung folgender Hinweise:

• Da wir in den vergangenen Tagen bereits einige Vorabbescheinigungen ausgestellt haben, bitten wir jeden der betreffenden Kunden, umgehend erneut mit uns in Kontakt zu treten. Wir benötigen die unter 1. genannte Erklärung; zudem bitten wir um Prüfung, ob alle Mindestanforderungen (ebenfalls s. 1.) mitgeteilt wurden und diese ggf. nachzureichen.
• Uns ist die sehr ernste Lage für Bildungsanbieter aufgrund der aktuellen Situation bewusst. Wir haben daher (und werden dies weiterhin so handhaben) unseren Aufwand für die Vorabbescheinigungen nicht in Rechnung gestellt. Für die Prüfung der nachgereichten Unterlagen werden wir aber den entstehenden Aufwand berechnen.

FAQ der BA für Bildungsträger

Informationen der BA zur Weiterführung von Maßnahmen

Maßnahmenvergütung

Informationen der BA zur Vergütung von arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen

 

Unternehmen, die ihr Energieaudit aufgrund der Corona-Krise nicht fristgerecht durchführen können, müssen dies dokumentieren. Die aktuelle Situation wird berücksichtig. Bis zum 28. Februar 2021 wird das BAFA für nicht fristgerecht durchgeführte Energieaudits davon ausgehen, dass die Verfristung der Corona-Krise geschuldet ist.

ACHTUNG: Das BAFA sieht das Infektionsgeschehen weiter als dynamisch und von einer Beendigung der Corona-Pandemie auf absehbare Zeit kann keine Rede sein. Jedoch sollte die Durchführung von Energieaudits in vielen Fällen wieder möglich und zumutbar sein. Daher bittet das BAFA darum, dass Unternehmen Ihrer Energieaudit-Verpflichtung baldmöglichst nachkommen sollen. Die Stichprobenkontrolle wird ab sofort wieder aufgenommen. (mehr Informationen auf der BAFA-Seite)