FAQ: Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Audits und Zertifizierungen

Die Gesundheit unserer Kunden, Partner und Mitarbeiter steht für die GUTcert an erster Stelle. Daher ist es uns wichtig, auf die aktuelle Entwicklung zur Ausbreitung des Coronavirus mit großer Sorgfalt zu reagieren. Selbstverständlich beobachten wir das Geschehen täglich und führen fortwährend Bewertungen durch, um schnell auf die Lage vor Ort reagieren zu können.

Unten folgend haben wir Antworten auf wichtige Fragen zusammengefasst, die im Zusammenhang mit der Ausbreitung des Coronavirus bezüglich Audits und Zertifikaten auftauchen. Die Seite wird laufend aktualisiert. Die Ansprechpartner finden Sie auf den jeweiligen Fachseiten sowie auf einen Blick am Ende dieser Seite.

Bitte beachten Sie, dass durch die Verschiebungen ein Auftragsstau ab der zweiten Jahreshälfte entstehen kann, der aufgrund der beschränkten Auditorenressourcen unter Umständen zu Kapazitätsengpässen führen kann.

Wir empfehlen dringend, die alternativen Möglichkeiten zur Auditierung zu nutzen und bereits jetzt einen möglichst großen Anteil des Audits planmäßig – jedoch remote – durchzuführen. Die Vor-Ort-Begehungen müssen dann zum nächstmöglichen Zeitpunkt umgesetzt werden (mindestens im Rahmen der vorgegebenen Fristen – üblicherweise also in diesem Kalenderjahr). Die GUTcert behält sich vor, absolvierte Leistungen und entstandene Kosten als Teilrechnungen abzugelten.

Hinweis: Auch die Schulungen der GUTcert Akademie sind betroffen, vorläufig finden keine Präsenztermine mehr statt. Wir bauen jedoch intensiv unser Angebot für eLearnings und Remote-Schulungen bzw. Webinare aus (mehr..).

 

Aktuelle Handlungsanweisungen aufgrund der Ausbreitung von SARS-CoV-2 (Stand 26.03.2020)

ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, ISO 45001, ISO 50001

Fristen

Verlegungen vereinbarter Termine und etwaige Verlängerungen von Fristen sind möglich. Bei einer Vielzahl von Kunden sollte dies prinzipiell kein Problem darstellen, da Überprüfungsaudits immer innerhalb eines Kalenderjahrs durchgeführt werden können. Lediglich bei Rezertifizierungen und bei dem ersten Überprüfungsaudit nach der Erstzertifizierung sind wir an die strikte Einhaltung von Fristen gebunden.

Diese können nun um bis zu 6 Monate verschoben werden. Allerdings ist dies keine generelle Vorgehensweise, sondern beruht auf einer Einzelfallentscheidung, die durch den betreffenden Kunden fallweise begründet und durch die Zertifizierungsstelle bestätigt werden muss.

Remote-Audits

Prinzipiell gibt es nach dem aktuellen IAF MD4 keine Begrenzungen zur Durchführung von Remoteaudits. Allerdings können „Ergebnisse von Konformitätsbewertungen nicht ohne Inaugenscheinnahme von Objekten/Prozessen erstellt werden, wenn dies durch gesetzliche Vorschriften oder die Programmeigner gefordert ist.“ (Vgl. Meldung der DAkkS). Sollte eine solche Prüfung vor Ort aufgrund der aktuellen Situation nicht möglich sein, kann die Konformitätsbewertung nicht abgeschlossen werden.

Ein vollständiger Ersatz von Audits durch „alternative Methoden“ beziehungsweise Remote-Audits ist nur möglich, falls dies durch eine Anpassung der Rechtslage oder die Zustimmung der zuständigen Behörden bzw. der Programmeigner genehmigt wird. Allerdings kann der Umfang der Remote-Auditierung auch auf Bereiche mit mittlerem Risiko gemäß AA162 ausgeweitet werden, eine vorige Abstimmung mit der GUTcert bei einem Remote-Anteil von mehr als 30% (siehe AA162, 7.b) ist dafür nicht notwendig. Die anderen Regelungen der AA162 bleiben allerdings in Kraft.

Multisite-Verfahren mit Stichprobenanwendung

Wenn im Rahmen eines Multisite-Verfahrens Stichprobenprüfungen angewandt werden, können Standorte in Problemgebieten flexibel, aber in Rücksprache mit der Zertifizierungsstelle, umgeplant werden. Auch besteht die Möglichkeit nach o.g. Voraussetzungen Teile remote zu auditieren oder sogar gleiche Standorte wie im Vorjahr zu wählen.

Interne Audits müssen entsprechend dem Auditprogramm durchgeführt werden. Selbstverständlich können auch hier alternative Methoden (remote, Checklisten, Berichterstattungen, etc.) genutzt oder das Programm entsprechend den Gegebenheiten anpasst werden.

 

DAU- Verfahren (EMAS, ISO 14001, ISO 50001, SpaEfV, EEG)

Fristen EMAS-Registrierung

Alle EMAS Registrierungen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Sollte bereits aus anderen Gründen eine Fristverlängerung um bis zu zwei Monate eingereicht worden sein, erfolgt die „Corona-Fristverlängerung“ unabhängig davon- somit zusätzlich. Diese ist durch die EMAS-Organisation formlos mit einer kurzen Begründung (telefonisch, per Mail, schriftlich) bei der Registrierungsstelle zu beantragen und durch diese schriftlich zu bestätigen.

Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

Remote-Audits

Die Validierung durch Umweltgutachter*innen kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich optimieren zu können, steht es Umweltgutachter*innen frei, Teile der Begutachtung remote zu auditieren.

 

Energiemanagement (BesAR, SpaEfV)

"Das BAFA ist sich bewusst, dass die Auswirkungen der Corona-Pandemie das Einhalten der materiellen Ausschlussfrist (30.06.2020) unmöglich machen können. Wenn eine vollständige Antragstellung, insbesondere das Einreichen der fristrelevanten Unterlagen „Wirtschaftsprüfervermerk“ und „Zertifizierungsbescheinigung“, nicht ordnungsgemäß bis zum 30.06.2020 erfolgen kann, wird das BAFA diese Umstände als „höhere Gewalt“ werten und Nachsicht gewähren.

Die Unternehmen sind jedoch verpflichtet, die ordnungsgemäße Antragstellung unverzüglich nachzuholen und im Zuge dessen dem BAFA die Umstände mitzuteilen, warum die Auswirkungen der Corona-Pandemie ein fristgerechtes Antragstellen verhinderten."

Quelle: schriftliche Antwort des BAFA auf Anfrage der GUTcert

Hinweis: Unternehmen sollte die Gründe für eine etwaige verzögerte Durchführung dokumentieren. Diese Dokumentation kann bei einer Stichprobenkontrolle beim BAFA vorgelegt werden. Eine proaktive Meldung einer Verzögerung ist nicht notwendig!

 

KRITIS

Das BSI wird bei betroffenen KRITIS-Betreibern, deren Nachweise im März bis Juli fällig werden, für fünf Monate auf Mahnungen, Anordnungen oder Zwangsgeldvollstreckungen verzichten.

Aber auch wenn bei bereits begonnenen Verfahren der Nachweis innerhalb der kommenden Wochen erbracht wird, ist ein kompletter Verzicht auf Vor-Ort-Prüfungen nicht möglich: Das Fehlen der Prüfung wird in diesem Falle als schwerwiegender Mangel in die Mängelliste aufgenommen und der Betreiber ist verpflichtet, die Prüfung zeitnah nachzuholen.

 

IT-Sicherheitskatalog für Betreiber von Strom- und Gasnetzen

Fristen

Eine Verschiebung anstehender Überprüfungs- und Rezertifizierungsaudits für einen Zeitraum von nicht mehr als sechs Monaten ist vorläufig zulässig.

Remote-Audits

Ebenso ist die teilweise Durchführung der anstehenden Überprüfungs- und Rezertifizierungsaudits durch „alternative Methoden“ beziehungsweise sogenannten Remote-Verfahren vorläufig erlaubt (siehe AA162).

Durch Remote-Audits dürfen

  • im Fall von Überwachungsaudits maximal 50%
  • im Fall von Rezertifizierungsaudits maximal 70% des Auditumfangs durchgeführt werden.

In beiden Fällen muss durch den Kunden/Netzbetreiber detailliert nachgewiesen werden, dass die reguläre Durchführung des Audits angesichts der Corona-Pandemie vor dem Hintergrund einer internen Risikobeurteilung nicht möglich ist. Die Bundesnetzagentur behält sich vor, sich von den Zertifizierungsunternehmen bzw. den Kunden/Netzbetreibern entsprechende Nachweise vorlegen zu lassen. Die Bundesnetzagentur ist durch die Zertifizierungsstellen über die Verschiebung von Rezertifizierungsaudits, und die damit einhergehende Verlängerung der Zertifizierung für einen Zeitraum von nicht mehr als sechs Monaten über das ursprüngliche Ablaufdatum hinaus, zu informieren.

 

AS 9100

Fristen

Überprüfungsaudits können innerhalb eines Kalenderjahres verschoben werden. Lediglich das erste Überprüfungsaudit nach der Erstzertifizierung muss innerhalb von 18 Monaten nach der ersten Auditierung durchgeführt sein. Die Rezertifizierung muss vor dem Auslaufen des Zertifikats gestartet sein, anderenfalls muss eine Erstzertifizierung durchgeführt werden.

Zur Schließung der Abweichungen erhalten Unternehmen nun 90 Tage mehr Zeit.

Remote-Audits

Bei Überprüfungsaudits und Rezertifizierung ist ein Remote-Audit in 2020 für bis zu 100 % der Auditzeit möglich und wird empfohlen. Aktivitäten, die remote nicht geprüft werden können, müssen im Folgeaudit in 2021 nachgeholt werden (Anpassung der Auditzeit notwendig).

 

ISO/TS 22163 (IRIS Rev. 03)

Nur support functions/site-extensions dürfen remote auditiert werden. Anderenfalls ist die Antragsstellung über einen Waiver erforderlich.

 

IATF 16949

Regelungen für Audits vor Ort

Erstzertifizierung: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung von 60 Kalendertagen, um mit der Prüfung der Stufe 2 / Sonderprüfungen zu beginnen. Das Audit der Stufe 2 soll innerhalb von maximal 150 Kalendertagen nach dem letzten Tag des Readiness Reviews der Stufe 1 beginnen.

Überwachungsaudit: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung von 90 Kalendertagen, um mit dem Überwachungsaudit zu beginnen, ohne den Dezertifizierungsprozess zu beginnen. Der neue zulässige Zeitraum beträgt -3 Monate/ + 4 Monate.

Rezertifizierungsaudit: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung, um mit dem Rezertifizierungsaudit innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem Ablaufdatum des letzten gültigen IATF 16949-Zertifikats beginnen zu können.

Transfer-Audit: Die IATF gewährt eine zusätzliche Verlängerung, um mit der Überführungsprüfung spätestens vor dem Ablaufdatum des derzeit gültigen IATF 16949-Zertifikats zu beginnen.

 

Safety Culture Ladder (SCL)

Fristen

Die Frist für den Abschluss des Folgeaudits oder die Ausstellung des neuen Zertifikats kann um bis zu sechs Monate verschoben werden. Für die Gewährung des Aufschubs gelten folgende Voraussetzungen:

  • Eine Verschiebung ist nur vorübergehend zulässig und nur, wenn es wirklich keine andere Möglichkeit gibt.
  • Die GUTcert informiert die NEN über alle Verlängerungen bei jedem Zertifizierten, sodass dies in das Register aufgenommen werden kann.
  • Der Aufschub ist so kurz wie möglich zu halten. Rezertifizierungs- oder Folgeaudits müssen so schnell wie möglich nachgeholt, sobald eine Lockerung der Maßnahmen dies zulässt.
  • Bei einer erneuten Zertifizierung wird die Gültigkeit bis zum Datum des zu verlängernden Zertifikats als Grundlage für die Gültigkeit des neuen Zertifikats benutzt. Das neue Zertifikat ist daher kürzer gültig.
  • Während eines Folgeaudits werden für das nächste Folgeaudit, in Bezug auf das Ausstellungsdatum des Zertifikats, wieder die ursprünglichen Zeiträume verwendet, was zu einer schnelleren Reihenfolge von Folgeaudits führen kann.
  • Wenn der sechsmonatige Aufschub überschritten wird, ist das Zertifikat abgelaufen.

Remote-Audits

Eine vollständige Remote-Auditierung ist bei SCL nicht möglich. Teile können aber Remote gestaltet werden. Remote Audits sind in den folgenden Fällen nicht möglich:

  • Bei Erstaudits.
  • Bei einer Erweiterung des Scopes.
  • Wenn eine höhere Stufe erreicht werden soll.
  • Bei Beobachtungen, die im Rahmen einer Begehung gemacht werden müssen (z.B. bei Arbeits- und/oder Projektbesuchen).

Remote-Audits sind während Folgeaudits und bei Rezertifizierung bei Interviews von „Bürofunktionen“ wie Management, Personal, Berechnungen, etc., möglich. Für die Durchführung von Remote-Audits gelten die folgenden Regeln:

  • Das Remote-Audit findet nur statt, wenn es im Rahmen der Maßnahmen innerhalb der Corona-Krise keine Alternative gibt;
  • Sobald diese Maßnahmen ihre Gültigkeit verlieren, dürfen keine Remote-Audits mehr durchgeführt werden.
  • Das Remote-Audit findet über ein Webmeeting statt, mit einer Audio- und Videoverbindung sodass sich das Auditteam und die auditierte Person gegenseitig gut sehen und hören können. Dies im Hinblick auf verbale und nonverbale Kommunikation.
  • Das Auditteam sorgt dafür, dass es Gelegenheit hat, auch ab und zu ohne die auditierte Person miteinander zu sprechen und Angelegenheiten, die das Audit betreffen, abzustimmen.
  • Die GUTcert informiert die NEN vorab und gibt im Auditplan an, ob das Audit remote durchgeführt wird und auf welche Art und Weise dies durchgeführt wird.

 

Entsorgungsfachbetriebe (EfB)

Begutachtungen ohne die physische Anwesenheit eines/r Sachverständigen vor Ort sind in denjenigen Betrieben, in denen ein Vor-Ort-Termin aktuell faktisch nicht möglich ist, einmalig zulässig. Die Regelung ist allerdings zunächst auf Überwachungen bis zum 19.04.2020 befristet: Eine Verlängerung ist jedoch, je nach Stand der Corona-Pandemie, nicht ausgeschlossen.

Im Wesentlichen beinhaltet die Vorgehensweise folgende für Sachverständige und Unternehmen zu beachtenden Regelungen:

  • Die Sachverständigen haben das Einhalten sämtlicher Anforderungen aus der EfbV zu überprüfen, für die keine Betriebsbegehung erforderlich ist.
  • Die Sachverständigen nehmen telefonisch Kontakt zu dem Betrieb (verantwortliche Person) auf und fragen weitere relevante Details in Form eines Interviews ab.
  • Aufgrund der Überprüfung wird ein Überwachungsbericht erstellt. Als Auditdatum gilt das Ausstellungsdatum dieses Überwachungsberichts. Im Überwachungsbericht ist die Verschiebung bzw. insbesondere der Ausfall der Vor-Ort-Termine darzulegen und zu begründen.
  • Es ist zu prüfen, ob ein um die Dokumentenprüfung verkürzter Vor-Ort-Termin später nachgeholt werden kann.
  • Betriebe, die nicht vor Ort überprüft werden konnten, sind bei den zukünftigen unangekündigten Audits zu präferieren.
  • Der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln sollte genutzt werden (z.B. Videorundgang über Skype o.ä.).
  • In Abstimmung mit den/der betreffenden Sachverständigen müssen die Entsorgungsfachbetriebe alle zur Überprüfung benötigten Dokumente dem/der Sachverständigen elektronisch zur Verfügung stellen. Dies kann bspw. Führungszeugnisse, Auszüge aus dem Gewerbezentralregister, Versicherungsbestätigungen, der aktuelle Stand der Genehmigung, Schulungsnachweise etc. umfassen. Ein sicherer Weg der Übermittlung von Dateien ist dabei die Nutzung des EdDE-Zertifizierungsportals mit einem Hochladen der Dateien im betreffenden Verfahren unter „Entwürfe“.

Sachverständige müssen die beschriebene Überwachungsmethodik im Prosateil des EdDE-Überwachungsberichts ausdrücklich vermerken und kenntlich machen.

 

Emissionshandel (ETS)

Der überwiegende Teil der Emissionsberichte befindet sich derzeit in den unabhängigen Überprüfungen und wird in den nächsten Tagen verschickt. Sollte auf alternative Arbeitszeitmodelle zurückgegriffen werden, bitten wir, sicherzustellen, dass der VPS-Versand ggf. auch von zuhause bzw. einem anderen Arbeitsort funktioniert.

Es ist der GUTcert nicht gestattet, den Versand an die DEHSt für Kunden zu übernehmen.

 

RSPO SCC

Die Durchführung von Remote-Audits ist grundsätzlich möglich. Jedoch muss durch die Zertifizierungsstellen eine Begründung vorgelegt werden, warum ein Vor-Ort-Audit nicht durchführbar ist. Diese Regel gilt für alle Erstzertifizierungen, Überprüfungsaudits und Rezertifizierungen und ist vorerst bis zum 31. August 2020 gültig.

Die Durchführung eines Remote-Audits muss vorher immer mit der Zertifizierungsstelle abgesprochen werden, da der leitende Auditor Methoden zur Durchführung des Fernaudits anwendet. Er muss dabei auf das obligatorische Dokument AA 162 zurückgreifen.

Weitere Informationen sind im GUTcert Newsletter und auf der RSPO Website zu finden.

-- english below --

Remote audits are possible in principle. However, the certification/registration bodies must provide a justification why an on-site audit is not feasible. This rule applies to all initial certification / review audits and recertifications and is initially valid until 31 August 2020. The execution of a remote audit must always be agreed with the certification body in advance, as the lead auditor uses methods to perform the remote audit. He must refer to the mandatory document AA 162. For further information please refer to the RSPO website.

 

REDcert und ISCC

Remote-Audits sind in begründeten Fällen erlaubt. Es bedarf einer kurzen Stellungnahme, aus welchem Grund ein Vor-Ort-Audit nicht durchführbar ist. Diese Regel gilt für alle Rezertifizierungen. Allerdings müssen die Vor-Ort-Audits innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden.

Das Remote-Audit ist also als ein zusätzliches Audit mit entsprechenden Mehrkosten, um eine Lücke in der Gültigkeit des Zertifikats zu vermeiden. Die Planung eines Remote-Audits ist mit der GUTcert im Voraus abzusprechen.

-- english below --

Remote audits are permitted in justified cases. A brief statement is required as to why an on-site audit is not feasible. This rule applies to all recertifications. However, on-site audits must be carried out within three months. The remote audit is therefore considered an additional audit with corresponding additional costs to avoid a gap in the validity of the certificate. The planning of a remote audit must be discussed with GUTcert in advance.

 

AZAV

Fristen

Siehe Bekanntgabe der DAkkS (pdf).

Umstellung von Maßnahmen auf alternative Unterrichtsmethoden

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat folgendes Verfahren vorgegeben:

  1. Der Träger legt per E-Mail eine Übersicht der Maßnahmen (incl. Nennung der Zertifikatsnummern) vor, die (abweichend von der ursprünglichen Zertifizierung) unter Anwendung alternativer Lernformen durchgeführt werden sollen (bitte die alternative Lernform jeweils stichwortartig angeben). Zu dieser Liste reicht der Träger eine Erklärung ein, in der versichert wird, dass die grundsätzlichen Anforderungen des SGB III, der AZAV und weiterer Anforderungen weiterhin erfüllt sind.
  2. FKS stellt für die beantragten Maßnahmen eine Vorabbescheinigung aus.
  3. Träger reicht die notwendigen Unterlagen zur Bestätigung innerhalb von spätestens 8 Wochen bei der maßnahmezulassenden FKS nach. Nach unserem Verständnis sind hier nur die notwendigsten Unterlagen einzureichen (vor allem Curriculum, Lehrplan u.ä.). Bitte stellen Sie eindeutig und nachvollziehbar dar, welche Maßnahmeabschnitte in welcher Durchführungsform geändert wurden. Bitte machen Sie in jedem Fall eine Angabe zu möglichen Auswirkungen auf die Kalkulation und fügen ggf. eine geänderte Kostenkalkulation bei. Die GUTcert wird für diese Einreichung voraussichtlich innerhalb der nächsten 14 Tage ein entsprechendes Formular entwerfen.
  4. FKS prüft die Einhaltung der Anforderungen.

Details sind diesem Schreiben zu entnehmen, wir bitten um zusätzliche Beachtung folgender Hinweise:

  • Da wir in den vergangenen Tagen bereits einige Vorabbescheinigungen ausgestellt haben, bitten wir jeden der betreffenden Kunden, umgehend erneut mit uns in Kontakt zu treten. Wir benötigen die unter 1. genannte Erklärung; zudem bitten wir um Prüfung, ob alle Mindestanforderungen (ebenfalls s. 1.) mitgeteilt wurden und diese ggf. nachzureichen.
  • Uns ist die sehr ernste Lage für Bildungsanbieter aufgrund der aktuellen Situation bewusst. Wir haben daher (und werden dies weiterhin so handhaben) unseren Aufwand für die Vorabbescheinigungen nicht in Rechnung gestellt. Für die Prüfung der nachgereichten Unterlagen werden wir aber den entstehenden Aufwand berechnen.

FAQ der BA für Bildungsträger

Die BA hat einen eigenen FAQ mit Hinweisen für Bildungsträger eingerichtet.

 

Ansprechpartner

Wir hoffen, dass durch die beschriebenen Regelungen eine Erleichterung in den Auditalltag gebracht werden kann. Sollten Sie Fragen zu spezifischen Fällen haben, melden Sie sich gerne bei den folgenden Ansprechpartnern:

ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 | EMAS | EfbV | Energiemanagement  | AS 9100 | IATF 16949, ISO/TS 22163 (IRIS Rev.03) | KRITIS

Sindy Prommnitz
stv. Leitung der Zertifizierungsstelle
sindy.prommnitz@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-45

Andreas Lemke
Leitung der Zertifizierungsstelle
andreas.lemke@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-41

Emissionshandel

David Kroll
Teamleitung
david.kroll@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-63

REDcert und ISCC

Fabian Kollmeier
fabian.kollmeier@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-65

RSPO SCC

Elisabeth Gebhard
Teamleitung
elisabeth.gebhard@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-72

AZAV

Henrik Netzow
Teamleitung
henrik.netzow@gut-cert.de, Tel. 030 2332021-47