Prüfverfahren der GUTcert zum Nachhaltigen Veranstaltungsmanagement nach ISO 20121

Sie möchten Ihre gesamte Organisation auf Nachhaltigkeit prüfen lassen? Oder soll es eine bestimmt Veranstaltungsreihe sein? Herzlichen Glückwunsch!

Egal, ob Organisation, Veranstaltungsreihe oder Einzelveranstaltung - hier bekommen Sie einen Überblick über das Zertifizierungsverfahren für Nachhaltige Veranstaltungen der GUTcert, damit Sie sich schnell auf den Weg der Nachhaltigen Entwicklung begeben können.

1. Voraudit (Optional, zulässig nur bei Auftragsvergabe)

Ziel eines Voraudits ist das Prüfen ausgewählter Managementsystemelemente vor Ort und das gegenseitige Kennenlernen vor dem Zertifizierungsaudit. Der Auftraggeber erhält anschließend einen Bericht mit den Ergebnissen des Voraudits. Bei erfolgreicher Durchführung des Voraudits kann der interne Aufwand für das spätere Zertifizierung in der Regel gesenkt werden.

2. Stufe 1: Planung (vor Ort in der Managementzentrale):

Im Stufe 1 Audit wird die Konformität der Umsetzung der Anforderungen der ISO 20121 geprüft und bestätigt, u.a.:

  • Aufbau der Projektdokumentation im Hinblick auf die nachhaltigkeitsbezogenen Handlungsfelder
  • Bildung eines arbeitsfähigen Teams
  • Anwendung der Managementinstrumente
  • interne und externe Kommunikation
  • Verfahrensfestlegungen und Dokumentation zur plangerechten Produktion und Umsetzung der Projekte
  • Sammlung an Informationen zu Optimierungsmöglichkeiten und Abweichungen mit einer anschließenden Auswertung der Leistung
    Dafür werden die Interviews mit der Geschäftsführung und den Projektleitungen geführt und die Dokumentation und Nachweise begutachtet. Im Anschluss der Prüfung entsteht ein tabellarischer Bericht.

3. Stufe 2 (Managementzentrale und Produktionsstätten):

In der zweite Stufe der Prüfung geht es vor allem um die Nachweisführung darüber, wie die Anforderungen der ISO 20121 in der Praxis angewendet werden: Konzepte, Planung und Umsetzung von Messständen und Auswertung der Ergebnisse.

Vor Stufe 2 muss durch Ihr Unternehmen das Managementreview durchgeführt und die vollständige interne Auditierung abgeschlossen sein. Während der Prüfung werden die Interviews mit der Projektleitung und den Mitgliedern des Projektteams sowie mit anderen Beschäftigten an den Produktionsorten geführt. Auch hier werden einschlägige Dokumente und Nachweise eingefordert.

Die Auditoren begleiten einzelne Aufträge in der ganzen Zeitspanne, vom Konzept bis hin zu Abbau und Entsorgung. Die durchgeführte und dokumentierte Managementbewertung im Nachgang der Veranstaltungen gehört ebenfalls noch zum Prüfungsverfahren.

Im Anschluss der Prüfung der Stufe 2 wird der tabellarische Bericht aus Stufe 1 ergänzt.

4. Zertifizierungsentscheidung

  • Prüfung der Auditunterlagen durch die Zertifizierungsstelle
  • unabhängige fachliche Überprüfung
  • Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch Zertifizierungsausschuss

Der Zertifizierungszyklus

Die Zertifikate werden für 3 Jahre ausgestellt, wobei jährlich eine Überprüfung der Konformität mit den Anforderungen zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement bei der Planung und Durchführung in etwas geringerem Umfang erfolgt. Sollte die Konformität nicht bestätigt werden, können Zertifikate auch entzogen werden.

1. Voraudit (Optional, zulässig nur bei Auftragsvergabe)

Ziel eines Voraudits ist das Prüfen ausgewählter Managementsystemelemente vor Ort und das gegenseitige Kennenlernen vor dem Zertifizierungsaudit. Der Auftraggeber erhält anschließend einen Bericht mit den Ergebnissen des Voraudits.

2. Stufe 1 (Dokumentenprüfung in der Managementzentrale):

Bei der Dokumentenprüfung wird die Konformität der Planung der zu zertifizierenden Veranstaltung in Bezug auf das Einhalten der Prinzipien des Nachhaltigen Eventmanagements und auf das Einbeziehen von nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten geprüft, u.a.:

  • Aufbau der relevanten Systemdokumentation
  • Bildung einer arbeitsfähigen Organisation
  • interne und externe Kommunikation mit dem Ziel, die Veranstaltung nachhaltig zu gestalten

Im Anschluss der Prüfung entsteht ein tabellarischer Bericht.

3. Stufe 2 (Managementzentrale und Begehungen während der Veranstaltung):

In der zweite Stufe der Prüfung geht es vor allem um die Nachweisführung darüber, wie die Prinzipien des Nachhaltigen Veranstaltungsmanagements in der Praxis angewendet werden.

Zuerst wird ggf. die Nacharbeit aus der Stufe 1 begutachtet (Dokumentation): Dabei muss die Konformität des Systemaufbaus und der unternehmenseigenen Zielsetzung bestätigt werden. Dann werden die Veranstaltungen besichtigt, um die Nachweisführung abzuschließen.

Die Auditoren begleiten dabei die ganze Zeitspanne, vom Aufbau über die Durchführung bis hin zum Abbau und Eventabschluss.

4. Zertifizierungsentscheidung

  • Prüfung der Auditunterlagen durch die Zertifizierungsstelle
  • unabhängige fachliche Überprüfung
  • Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch Zertifizierungsausschuss

Der Zertifizierungszyklus

Die Zertifikate werden für 3 Jahre ausgestellt, wobei jährlich eine Überprüfung der Konformität mit den Anforderungen zum nachhaltigen Veranstaltungsmanagement bei der Planung und Durchführung in etwas geringerem Umfang erfolgt. Sollte die Konformität nicht bestätigt werden, können Zertifikate auch entzogen werden.

 

1. Stufe 1: Planung (vor Ort in der Managementzentrale):

Bei der Dokumentenprüfung wird die Konformität der Planung der zu zertifizierenden Veranstaltung in Bezug auf das Einhalten der Prinzipien des Nachhaltigen Eventmanagements und das Einbeziehen von nachhaltigkeitsrelevanten Aspekten geprüft. Dazu gehören der Aufbau der relevanten Systemdokumentation, das Bilden einer arbeitsfähigen Organisation sowie die interne und externe Kommunikation mit dem Ziel, die Veranstaltung nachhaltig zu gestalten. Im Anschluss der Prüfung entsteht ein tabellarischer Bericht.

2. Stufe 2 (Managementzentrale und Begehungen während der Veranstaltung):

In der zweite Stufe der Prüfung geht es um die Nachweisführung darüber, wie die Prinzipien des Nachhaltigen Veranstaltungsmanagements in der Praxis angewendet werden.

Zuerst wird ggf. die Nacharbeit aus der Stufe 1 begutachtet (Dokumentation): Dabei muss die Konformität des Systemaufbaus und der unternehmenseigenen Zielsetzung bestätigt werden.

Dann werden die Veranstaltungen besichtigt, um die Nachweisführung abzuschließen. Die Auditoren begleiten dabei die ganze Zeitspanne, vom Aufbau über die Durchführung bis hin zum Abbau und Eventabschluss.

3. Das Zertifikat

Die Zertifikate werden einmalig für die zu prüfende Veranstaltung ausgestellt.

Es besteht die Möglichkeit, ein Zertifikat für die nachhaltige Planung zu erhalten, wenn diese während des Stufe-1-Audits bestätigt werden kann. Dies kann für größere Veranstaltungen sinnvoll sein, die mit einem längeren Vorlauf geplant werden (ca. 1 Jahr).

Die „nachhaltige Durchführung“ kann jedoch erst nach Abschluss der Veranstaltung im Ergebnis des Stufe-2-Audits bestätigt werden. In diesem Fall wird ein neues Zertifikat ausgestellt, in dem die nachhaltige Planung und Durchführung der Veranstaltung ausgewiesen werden.