Erfolgreich durch die Corona-Pandemie mit EcoStep
Ein integriertes Management System remote auditieren – das geht? Im Fall von EcoStep 5.1 bei einem Dienstleistungsunternehmen schon
Als neues Mitglied im EcoStep-Team bei der GUTcert bekam ich die die Chance, gleich bei einem Audit dabei zu sein – durch die Remote-Durchführung ganz ohne Fahrtzeit. Die gewonnenen Eindrücke und Erkenntnisse möchte ich gerne mit Ihnen teilen: Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Anne Kraft.
EcoStep 5.1 ist ein integriertes Managementsystem für kleine und mittlere Unternehmen (sogenannte KMUs), das die Kernanforderungen der ISO-Normen für Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitssicherheitsmanagement abdeckt. Mit einer umfangreichen Checkliste können sich Unternehmen intensiv auf das externe Audit vorbereiten und immer wieder eigene Prozesse hinterfragen und verbessen. Ganz im Sinne von Plan-Do-Check-Act.
Dank Digitalisierung erfolgreich durch die Corona-Pandemie und das EcoStep-Audit
Die Viva Familienservice GmbH ist ein familiengeführtes Beratungsunternehmen bei Frankfurt a. M. mit der Mission: „Wir unternehmen alles für Vereinbarkeit.“ Die Corona-Pandemie rückte durch wegfallende Betreuungsmöglichkeiten für Kinder und fehlende Unterstützung für pflegende Angehörige das Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf auf die mediale, aber auch unternehmerische Agenda.
Die steigende Nachfrage nach Beratung und neue externen Anforderungen, z.B. an ein eigenes Hygiene-Konzept, spiegelten sich auch im Managementsystem der Viva Familienservice GmbH wider. Dank digitalisierter Unternehmensdokumentation und Erfahrungen aus dem letzten Audit, war für den Auditor, Herrn Dr. Karl Zabrocki, eine Remote-Auditierung problemlos möglich. Hierbei konnten Strukturen genutzt werden, die auch unternehmensintern das Arbeiten aus dem Home-Office für die Mitarbeitenden ermöglichen.
Natürlich sind persönliche Begegnungen ein wichtiger Faktor in der Kommunikation – auch bei Audits. Doch hat die Video-Telefonie durchaus Vorteile: Nicht nur reduzieren wegfallende Fahrtwege erheblich die CO2-Emissionen, was dem Umweltmanagement zugutekommt, auch trägt die Zeitersparnis bei allen Beteiligten zum persönlichen Wohlbefinden bei.
Die neu geschaffenen Kommunikationsstrukturen und Arbeitsprozesse werden sicher auch nach der Corona-Pandemie die weitere Arbeit der Viva prägen. Interne Schulungen, bspw. zum Arbeitsschutz und Seminare für Partnerunternehmen rund um Vereinbarkeit können jetzt über Web-Tools durchgeführt werden. Die Mitarbeitenden können zudem, unabhängig vom Standort und Home-Office auf ein eigens auf die Bedürfnisse des Unternehmens hin entwickeltes CRM-System zurückgreifen, das die Effizienz der Bearbeitung von Kundenanliegen und damit die Kundenzufriedenheit steigert. Durch die gute Abbildung der Unternehmensprozesse macht es außerdem umfassende Prozessbeschreibungen überflüssig.
Fazit
Die Geschäftsführerin, Frau Violetta Reimelt, zog eine sehr positive Bilanz aus dem Audit und nahm einige Impulse für die kontinuierliche Verbesserung auf Grundlage der durch das CRM-System erfassten Daten mit. Aus ihrer Sicht bietet EcoStep für kleine Unternehmen eine solide Basis für den weiteren Aufbau eines ISO-zertifizierten Managementsystems.
Als Kundenbetreuerin im Bereich EcoStep habe ich viel aus dem Audit mitgenommen. Besonders beeindruckt hat mich die pragmatische Herangehensweise des EcoStep-Auditors und das sehr engagierte Viva-Team, das dieses Integrierte Managementsystem erfolgreich mit Leben füllt.
Ansprechpartnerin
Fragen rund um EcoStep 5.1 beantwortet Ihnen gerne Sylvia Kastanowicz.