Nachhaltigkeit – ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der Eventbranche
Akteure und Konsumierende der Eventbranche stellen zunehmend höhere Anforderungen an Transparenz, Umweltbewusstsein und soziale Verantwortung.
Die ISO 20121 bietet einen international anerkannten Rahmen, um Nachhaltige Entwicklung und Corporate Social Responsibility (CSR) in der Veranstaltungsbranche systematisch umzusetzen.
Besonders ist, dass die ISO 20121 alle drei Säulen der Nachhaltigkeit umfasst: den Schutz der Umwelt, soziale Auswirkungen und ökonomische Komponenten. Ein ISO 20121-Zertifikat dient daher als international anerkannter und glaubwürdiger Nachweis bei der Kommunikation Ihrer nachhaltigen Ausrichtung – gegenüber Auftraggebern und der Öffentlichkeit.
Ihre Veranstaltungen erhalten eine klare Struktur:
Sie verbessern systematisch Ihre Nachhaltigkeitsleistungen, stellen klare Nachhaltigkeitsziele auf und kommunizieren diese.
Sie systematisieren Ihre Prozesse, nutzen Ressourcen effizienter und senken dadurch Kosten.
Sie entwickeln sich kontinuierliche weiter und gestalten Ihre Nachhaltigkeitsbestrebungen mess-, prüf- und vergleichbar.
Gestalten Sie Ihre Organisation zukunftsfähig und setzen Sie ein Zeichen für Nachhaltigkeit!
Vorteile der Zertifizierung
Ganzheitlichkeit
Sie vereinen alle drei Säulen der Nachhaltigkeit – Umwelt, Soziales und Wirtschaft – in einem strukturierten Managementsystem.
Wissensmanagement
Sie bauen ein effektives, gesichertes Wissensmanagement auf, fördern Innovation und vermeiden Doppelarbeit – und stärken so langfristig Ihre Effizienz.
Kostenreduktion
Durch strukturierte Prozesse und gezielten Ressourceneinsatz optimieren Sie Ihre Abläufe. Das spart langfristig Kosten und stärkt Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Stakeholder-Dialog
Sie binden relevante Interessengruppen ein und fördern damit Akzeptanz und Zufriedenheit bei Mitarbeitenden, Partnern und Teilnehmenden.
Marktvorteil
Durch glaubhafte Kommunikation Ihrer Nachhaltigkeitsleistungen schaffen Sie die Grundlage, um an Ausschreibungen der Öffentlichen Hand und anderer nachhaltig orientierter Auftraggeber teilzunehmen.
Fakten und Hinweise
Die ISO 20121 bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Zertifizierung, je nach Bedarf und Anwendungsbereich:
Einzelveranstaltungen
Veranstaltungsreihen
Organisationen bzw. Akteure der Veranstaltungsbranche
So können Sie genau den Zertifizierungsweg wählen, der zu Ihrer Situation passt.
Stufe 1: Planung – Audit in der Managementzentrale
Im Stufe-1-Audit wird geprüft, ob Sie die Prinzipien des nachhaltigen Eventmanagements bereits in der Planungsphase berücksichtigt haben. Dazu gehören:
der Aufbau der relevanten Systemdokumentation
das Bilden einer arbeitsfähigen Organisation
die interne und externe Kommunikation, mit dem Ziel, Ihre Veranstaltung nachhaltig zu gestalten.
Ziel ist die Feststellung der Zertifizierungsreife.
Sie haben die Möglichkeit, bereits ein Zertifikat für die „nachhaltige Planung“ zu erhalten, vorausgesetzt, diese wird im Stufe-1-Audit bestätigt. Das kann besonders bei größeren Veranstaltungen mit längerer Vorlaufzeit sinnvoll sein.
Bitte beachten Sie jedoch, dass es nicht möglich ist, ausschließlich diesen Teil der Zertifizierung zu erlangen.
Stufe 2: Managementzentrale und Begehungen während der Veranstaltung:
Das Stufe-2-Audit besteht aus zwei Teilen:
Vor-Ort-Begehung Das Auditteam begleitet die Veranstaltung vom Aufbau bis zum Abbau und prüft, wie die Prinzipien des nachhaltigen Eventmanagements praktisch umgesetzt wurden.
Abschlussgespräch spätestens drei Monate nach dem Event erfolgt die Nachbesprechung mit Fokus auf Auswertung und Nachbereitung.
Zertifizierungsentscheidung
Nach Abschluss der Audits reicht das Auditteam die Unterlagen bei der Zertifizierungsstelle ein und es folgt
die Prüfung der Auditunterlagen
eine unabhängige fachliche Überprüfung
das Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch den Fachausschuss.
Zertifikat
Das Zertifikat wird einmalig für die geprüfte Veranstaltung ausgestellt.
Die „nachhaltige Durchführung“ kann jedoch erst nach Abschluss der Veranstaltung im Ergebnis des Stufe-2-Audits bestätigt werden. In diesem Fall erhalten Sie ein neues Zertifikat, das sowohl die nachhaltige Planung als auch die Durchführung Ihrer Veranstaltung bestätigt.
Stufe 1: Dokumentenprüfung in der Managementzentrale, nur im ersten Jahr der Zertifizierung
Im Stufe-1-Audit wird geprüft, ob Sie die Prinzipien des nachhaltigen Eventmanagements bereits in der Planungsphase berücksichtigt haben. Dazu gehören:
der Aufbau der relevanten Systemdokumentation
das Bilden einer arbeitsfähigen Organisation
die interne und externe Kommunikation mit dem Ziel, Ihre Veranstaltung nachhaltig zu gestalten.
Ziel ist die Feststellung der Zertifizierungsreife.
Sie haben die Möglichkeit, bereits ein Zertifikat für die „nachhaltige Planung“ zu erhalten, vorausgesetzt, diese wird im Stufe-1-Audit bestätigt. Das kann besonders bei größeren Veranstaltungen mit längerer Vorlaufzeit sinnvoll sein.
Bitte beachten Sie jedoch, dass es nicht möglich ist, ausschließlich diesen Teil der Zertifizierung zu erlangen.
Stufe 2: Managementzentrale und Begehungen während der Veranstaltung
Das Stufe 2 Audit besteht aus zwei Teilen:
Vor-Ort-Begehung Das Auditteam begleitet die Veranstaltung vom Aufbau bis zum Abbau und prüft, wie die Prinzipien des nachhaltigen Eventmanagements praktisch umgesetzt wurden.
Abschlussgespräch spätestens drei Monate nach dem Event erfolgt die Nachbesprechung mit Fokus auf Auswertung und Nachbereitung.
Zertifizierungsentscheidung
Nach Abschluss der Audits reicht das Auditteam die Unterlagen bei der Zertifizierungsstelle ein und es folgt
die Prüfung der Auditunterlagen
eine unabhängige fachliche Überprüfung
das Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch den Fachausschuss.
Zertifikat
Die „nachhaltige Durchführung“ Ihrer Veranstaltung kann erst nach Abschluss des Events im Rahmen des Stufe-2-Audits bestätigt werden. In diesem Fall erhalten Sie ein neues Zertifikat, das sowohl die nachhaltige Planung als auch die Durchführung Ihrer Veranstaltung offiziell bestätigt.
Dieses Zertifikat ist drei Jahre gültig.
Während dieser Zeit erfolgt jährlich eine Überprüfung, ob Planung und Durchführung weiterhin den Anforderungen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements entsprechen, jedoch in etwas geringerem Umfang.
Bitte beachten Sie: Sollte bei einer Überprüfung festgestellt werden, dass die Konformität nicht mehr gegeben ist, kann das Zertifikat entzogen werden.
Stufe 1: vor Ort in der Managementzentrale
Im Stufe-1-Audit wird geprüft und bestätigt, ob Sie die Anforderungen der ISO 20121 bereits wirksam umgesetzt haben. Dabei stehen folgende Punkte im Fokus:
Aufbau der Projektdokumentation im Hinblick auf die nachhaltigkeitsbezogenen Handlungsfelder
Bildung eines arbeitsfähigen Teams
Anwendung der Managementinstrumente
interne und externe Kommunikation
Verfahrensfestlegungen und Dokumentation zur plangerechten Produktion und Umsetzung der Projekte
Sammlung von Informationen zu Optimierungsmöglichkeiten und Abweichungen mit anschließender Auswertung der Leistung.
Es werden Interviews mit Ihrer Geschäftsführung und den Projektleitungen geführt. Zudem wird Ihre Dokumentation mit den entsprechenden Nachweisen sorgfältig begutachtet.
Nach der Prüfung erhalten Sie einen tabellarischen Bericht, der die Zertifizierungsreife Ihrer Planung dokumentiert.
Stufe 2: Managementzentrale bzw. Produktionsstätten / Veranstaltungsorte
Im Stufe-2-Audit geht es vor allem darum, dass Sie nachweisen, wie Sie die Anforderungen der ISO 20121 in der Praxis anwenden. Dabei stehen Konzepte, Planung und Umsetzung von Messständen sowie die Auswertung der Ergebnisse im Mittelpunkt.
Dazu werden:
Interviews mit Ihrer Projektleitung, Teammitgliedern und Mitarbeitenden vor Ort geführt
Räumlichkeiten begangen
relevante Dokumente und Nachweise geprüft
ggf. einzelne Aufträge vom Aufbau bis zur Entsorgung begleitet.
Zertifizierungsentscheidung
Nach Abschluss der Audits reicht das Auditteam die Unterlagen bei der Zertifizierungsstelle ein und es folgt
die Prüfung der Auditunterlagen
eine unabhängige fachliche Überprüfung
das Treffen der Zertifizierungsentscheidung durch den Fachausschuss.
Zertifikat
Das Zertifikat wird für drei Jahre ausgestellt. Während dieser Zeit erfolgt jährlich eine Überprüfung, ob Sie weiterhin die Anforderungen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements erfüllen, jedoch in etwas geringerem Umfang als beim ursprünglichen Audit.
Sollte bei einer Überprüfung festgestellt werden, dass die Konformität nicht mehr gegeben ist, kann das Zertifikat entzogen werden.
Für uns ist die durch GUTcert durchgeführte ISO-Prüfung ein Nachweis für die glaubwürdige und qualitativ hochwertige Nachhaltige Entwicklung unserer Veranstaltungen. Vielen Dank für die inspirierende Zusammenarbeit!
Fenja Gewitsch, Deutsche Filmakademie Produktion
Die Zusammenarbeit mit der GUTcert gibt uns die Sicherheit, dass unser Engagement für Nachhaltigkeit messbar und transparent wird.
Nelly Zeißig, Holtmann GmbH & Co.KG
Ganz herzlichen Dank an das GUTcert-Auditteam – Ihr habt uns so wunderbar durch diesen Prozess geleitet, das hat uns immer Sicherheit und Mut gegeben!
Claudia Loewe, Deutsche Filmakademie Produktion GmbH
Wir bedanken uns herzlich für die hervorragende Zusammenarbeit im Rahmen unserer ISO 20121 Zertifizierung. Das GUTcert-Team stand uns jederzeit zur Verfügung und überzeugte durch große Professionalität und Menschlichkeit. Wir fühlten uns stets gut aufgehoben und sind auch im Rückblick überzeugt, die absolut richtige Wahl getroffen zu haben. Vielen Dank für die kompetente Begleitung und Unterstützung auf unserem Weg zu einem nachhaltigen Eventmanagement.
David Baldig, George P. Johnson GmbH
Die Mitarbeiterinnen von GUTcert haben von Anfang an mit viel Kompetenz gepunktet, die angebotenen Seminare zur ISO 20121 waren eine sehr wichtige und wertvolle Unterstützung. Die Auflistung der Kosten war transparent und nachvollziehbar und kam ohne versteckte Überraschungen.
Isabella Anders, meplan GmbH
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